Prix de Awards - SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER - 2018 QUALITY AND PRODUCTIVITY AWARDS - CAUBO

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2018 QUALITY AND PRODUCTIVITY AWARDS

Prix
   de                          Awards
                       PRIX DE LA QUALITÉ ET DE LA PRODUCTIVITÉ 2018

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                                                  UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018   19
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A different class of
equipment financing
Balancing technology timelines with available fiscal funding                                       school administrators face and offer solutions that manage risk
can be challenging for educational institutions. As a result,                                      while making equipment acquisition easier and more affordable.
universities rely on Macquarie for equipment financing tailored
to their strategic and budgetary needs.                                                            Whether you’re looking to support campus greening initiatives,
                                                                                                   reduce data security risks, implement private cloud
Macquarie Equipment Finance is a global leader in customized                                       arrangements or take advantage of equipment trade in
lease financing and asset management solutions. Through our                                        programs, Macquarie offers a different class of products and
participation in CAUBO, we understand the most pressing issues                                     services for the higher education community.

To find out more, contact Macquarie Equipment Finance
                          on +1(416) 572 5504 or visit macquarie.com/mef.

This advertisement is provided for information only and as a description of Macquarie Equipment Finance Ltd., Company Number 605377-7 (Macquarie Equipment Finance), and is not an
expression of opinion or recommendation. Macquarie Equipment Finance makes no representation, warranty or promise that the information contained in this brochure accurately
describes the provision of finance or leasing services in any particular jurisdiction. Macquarie Equipment Finance does not purport to provide legal, taxation, accounting or financial advice
to prospective clients. The recipient should make its own assessment of any product or service referred to herein and seek appropriate advice. Macquarie Equipment Finance is not an
authorized deposit-taking institution for the purposes of the Banking Act 1959 (Commonwealth of Australia) and its obligations do not represent deposits or other liabilities of Macquarie
Bank Limited ABN 46 008 583 542. Macquarie Bank Limited does not guarantee or otherwise provide assurance in respect of the obligations of Macquarie Equipment Finance and is not
regulated in Canada as a financial institution, a bank holding company or an insurance holding company. © Macquarie Group.

                                                                                                                                                                             macquarie.com
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Prix
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       2018 QUALITY AND                                        2018 PRIX DE LA QUALITÉ
     PRODUCTIVITY AWARDS                                       ET DE LA PRODUCTIVITÉ
Since 1987, the Canadian Association of University          Depuis 1987, L’Association canadienne du personnel
Business Officers (CAUBO) has celebrated the                administratif universitaire (ACPAU) souligne les bons coups
administrative achievements of our members through          de ses membres par l’entremise du programme des prix
the Quality & Productivity (Q&P) Awards Program.            de la qualité et de la productivité. Le concept de départ,
The simple concept of sharing good ideas has grown into     qui consistait à communiquer de bonnes idées, a germé;
an established best practices program that celebrates       aujourd’hui, il s’agit d’un programme bien établi qui réunit
the successes of our members and provides a venue for       des pratiques exemplaires, met en valeur les réussites de
spreading the word.                                         nos membres et constitue un moyen de diffuser ce savoir.

CAUBO promotes the professional and effective delivery      L’ACPAU s’occupe de promouvoir la prestation
of services and administration of resources in all facets   professionnelle de services et l’administration efficace
of higher education. This annual awards program is          de ressources dans toutes les facettes de l’enseignement
designed to recognize, reward and share achievements        supérieur. Le programme des prix de la qualité et de la
of administrators in the introduction of new services,      productivité vise à récompenser et à faire connaître chaque
improvement in the quality of services provided, and the    année les réalisations des administrateurs universitaires,
management of human, financial, and physical resources.     que ce soit pour l’introduction de nouveaux services,
                                                            l’amélioration de la qualité des services fournis, ou encore
                                                            la gestion des ressources humaines, financières ou physiques.

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Prix
   de                  Awards              SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.

                              ABOUT                                             À PROPOS
The CAUBO Q&P Awards are the Oscars of best practices        Les prix de la qualité et de la productivité de l’ACPAU sont
in higher education, highlighting institution’s innovative   les Oscars des pratiques examplaires en administration de
and new ideas.                                               l’enseignement supérieur. Les projets présentent des idées
                                                             novatrice aux universités.
Winning project teams receive cash prizes, appear in a
series of videos, and are honoured at a ceremony at the      Les équipes gagnantes reçoivent des bourses, apparaissent
annual conference.                                           dans une série de vidéos, et sont honorées lors d’une
                                                             cérémonie au congrès annuel.
The scoring factors and point values for each category
are as follows:                                              Les quatre critères d’évaluation et leur pondération sont
                                                             les suivants :
1. 20% Transferability
2. 30% Innovation                                            1.   20 % Transférabilité
3. 25% Quality impact                                        2.   30 % Innovation
4. 25% Productivity impact                                   3.   25 % Impact sur la qualité
                                                             4.   25 % Impact sur la productivité

22      UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018                                                 Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS
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Prix
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FIRST PRIZE

The University
of British Columbia

(L-R) Kim Fornelli, Colin Sharwood, Ian Burgess, and Ray McNichol.
Absent: Gordon Prugh and Alex Billing.

Finance Support Program
The Finance Support Program ensures department heads                  Over the past year, 155 individuals have accessed and completed
receive consistent and relevant information for decision-making.      the training, saving hundreds of in-person training hours, while
The program provides support in navigating administrative             offering the flexibility of repeat training as needed. Feedback
tasks essential for smooth operation within their department,         has been extremely positive, with users noting that their work
including space administration and transaction processing.            quality and productivity has improved as a result of having a
                                                                      clear understanding of processes and procedures.
Cross-departmental teams worked to determine which specialized
resources each department required to develop an online, self-        For further information on this project, please contact:
paced training program explaining key processes and best              Ray McNichol, Program Director Finance Support Program
practices highlights. Hosted on the user-friendly MOOCs training      The University of British Columbia
platform, each of the 10 modules include: four short videos, links    604-822-3031 | ray.mcnichol@ubc.ca
to relevant policies, and a self-assessment. This comprehensive set
of training and resources is provided to key individuals, such as
departmental administrators and finance personnel.

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Prix
   de                  Awards               SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.

SECOND PRIZE

McMaster University

(L-R) Roger Couldrey, Diana MacPherson, Amanda Baldwin, Gayleen Gray, Kathy Denney, and Nour El Shamy.
Absent: David Wilkinson.

IT Services Transformation
In 2016, McMaster utilized an innovative approach to optimize        in the development of a comprehensive IT governance structure.
campus-wide information technology (IT) services. A committee        McMaster is aligning key IT projects to student, faculty, and staff
of three external university Chief Information Officers, three       needs by identifying who is best placed to deliver IT services,
internal faculty members, and a dedicated project manager            ensuring IT service delivery units are properly resourced, and
undertook a comprehensive, transparent, and collaborative            obtaining community-wide agreement on service levels. One
review to develop recommendations conducive to the institution’s     example of the collaboration included implementation of a
culture and environment.                                             campus-wide Microsoft Campus Licensing agreement which has
                                                                     resulted in more than $1million in savings to McMaster students,
The process involved the entire internal community with:             who can now download this software at no cost.
more than 75 stakeholder-submitted feedback questionnaires;
25 in-person feedback sessions with the Review Committee; a          McMaster University’s IT Services Transformation can easily be
comprehensive institutional scan, conducted by online survey;        implemented at other institutions.
a high-level institutional IT spend analysis; and an institution-
wide IT service satisfaction survey completed by 1,275 faculty,      For further information on this project, please contact:
staff, and students.                                                 Kathy Denney, Project Manager
                                                                     McMaster University
This cohesive effort to engage key stakeholders resulted in buy-in   905-525-9140 ext. 24755 | denneyk@mcmaster.ca
from across campus for actionable recommendations, resulting

24      UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018                                                            Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS
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Prix
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THIRD PRIZE - TIE

Simon Fraser University

(L-R) Front Row: Chris Hatty, Erica Lay, Laura Simonsen, Darren Duff, and Mary Aylesworth.
(L-R) Back Row: Grady Ott, Mark McLaughlin, Martin Pochurko, Sandi de Domenico, and Dan Traviss.

Creating Innovation in the Social Procurement Landscape
Simon Fraser University (SFU) undertook an innovative and              including pensions. Through this process, SFU was able to mitigate
socially progressive approach to awarding its $15 million annual       service disruptions associated with hiring and training new
dining services contract, leveraging its purchasing power to           dining staff. By demonstrating support and facilitating dialogue
positively impact the local environment, people, and economy. In       and engagement among administrative departments and other
December 2016, SFU launched a Request for Proposals seeking a          stakeholders throughout this process, SFU also eliminated the
forward-thinking food services provider for its Burnaby campus. In     threat of a worker’s strike.
addition to requiring high quality and healthy foods for its diverse
community, SFU placed significant emphasis on both retaining           SFU is currently pursuing a similar approach to its janitorial
current unionized staff and maintaining current wage rates.            contract and has received multiple inquiries on the transferability
                                                                       of this practice from peer institutions.
By adding these requirements, SFU demonstrated its commitment
to securing equitable pay and job security for its service providers   For further information on this project, please contact:
hired under third-party contracts. In March 2017, a first collective   Mary Aylesworth, Director Financial Operations
agreement of its kind was reached with the incoming operator           Simon Fraser University
ensuring job continuity and equivalent wages and benefits,             778-782-3950 | mayleswo@sfu.ca

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   de                  Awards               SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.

THIRD PRIZE - TIE

The University
of British Columbia

(L-R) Louisa Munro, Danyelle Ritch, Pradeep Nair, Minh Nguyen, and George Firican.

Sharing Knowledge for Collaboration:
Business Glossary and How to DAE
The University of British Columbia has developed two online tools     engagement for a diverse group of people, including fundraisers,
to enable all Development and Alumni Engagement (DAE) staff to        alumni engagement officers, and executive level leadership, as
quickly and easily access and find accurate up-to-date processes/     well as staff in IT, accounting, research, human resources, and
procedures, policies, templates, answers, and definitions.            many more functional areas.

Staff can search by keyword, unit, department, or category on         Even though the “How to DAE” and business glossary tools have
DAE’s SharePoint environment by using “How to DAE.” This              been built into a SharePoint environment, their implementation
was established in conjunction with the Business Glossary, an         can be replicated on any web-based platform, from a simple
approved compendium of business terms shared across the               web page to a more complex knowledge-sharing or content-
portfolio. Assigning numerous metadata elements to each term          collaboration platform.
such as synonym, owner, and data quality rules, makes the
glossary unique and innovative.                                       For further information on this project, please contact:
                                                                      George Firican, Director Data Governance and Business
Together, these interconnected tools promote consistency,             Intelligence
accuracy, and efficiency. They have streamlined the retrieval         The University of British Columbia
of standardized information integral to successful alumni             604-822-3722 | george.firican@ubc.ca

26      UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018                                                            Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS
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HONOURABLE MENTION

Ryerson University

(L-R) Eric Ambroise, Geeta Sharma, and Amanda Barber.
Absent: Helene Rosina.

Aches, Pains, and Office Strains
Ryerson’s Environmental Health and Safety (EHS) department,          over one year. At the same time, a culture promoting workplace
in partnership with a chiropractor, implemented a robust             wellness has emerged. Engaging employees in their personal
ergonomics program to address Lost Time Injuries (LTIs)              well-being has allowed EHS to shift its focus and resources
resulting from musculoskeletal disorders caused by employees         from completing ergonomic assessments to developing proactive
spending increased time at computerized workstations. EHS            ergonomic injury prevention strategies.
hosted in-class sessions for employees to learn how to improve
workstation ergonomics with a facilitator. Self-study resources      Resources developed by Ryerson could easily be used or adapted
were also introduced, including an e-learning module, fact sheets,   for other institutions. Two posters are downloadable from the
and videos. In addition, Ryerson ordered 90,015 ergonomic task       EHS website and three videos are publicly available on YouTube.
chairs and ensured that new design specifications for office
and laboratory furniture included ergonomics for all future          For further information on this project, please contact:
renovations and construction projects.                               Geeta Sharma, Director EHS & Risk Management
                                                                     Ryerson University
The program helped reduce LTIs by 15% within the first few           416-979-5000 ext. 5006 | geeta.sharma@ryerson.ca
months of implementation, with rates continuing to decline

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Prix
   de                  Awards                  SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.

HONOURABLE MENTION

Université de Sherbrooke
and Polytechnique Montréal

Université de Sherbrooke Team: (L-R) First Row: Maryse Labbé, Mélanie Roy, Danielle Landry, and Chantal Couture.
(L-R) Second Row: Jacques Viens, Nancy Turcotte, Denyse Rémillard, Élaine Godbout, Vicky Richard, and Claude Gaulin.

Polytechnique Montréal: (L-R) Steven Chamberland, Louise Demers, François Filiatrault, Jean Choquette, Marcel Dionne, and Richard Hurteau.

Distinguished Budget Presentation Award
 Recently, Université de Sherbrooke and Polytechnique Montréal           to integrate budget and strategic processes, thereby enhancing
 have each received a Distinguished Budget Presentation Award            productivity and budgeting. For any institution, adopting the GFOA
 from the Government Finance Officers Association (GFOA) for             approach involves a colossal amount of work. GFOA certification
 their budget and financial approach. Drawing from best practices        recognizes the high level of transparency and rigour that results from
 at more than 1,612 Canadian and US public organizations, the            that effort. Both the Université of Sherbrooke and Polytechnique
 approach encompasses 27 criteria, illustrating the interrelationship    Montréal teams currently involved in renewing the strategic action
 between strategic planning and yearly budget planning. The budget       plan are reaping the long-term benefits of this innovative approach.
 document extends far beyond traditional columns of revenues and
 expenditures, describing each organization’s financial structure,       For further information on this project, please contact:
 main policies, and administrative processes, while incorporating        Élaine Godbout, Assistant Vice-President Administration and
 results of major strategic planning and budgeting exercises. Written    Sustainable Development
 in accessible language, it is widely distributed for use as an action   Université de Sherbrooke
 guide, a reference guide, and a communication tool for collaboration    819-821-8281 | vradd@usherbrooke.ca
 with internal and external stakeholders.
                                                                         Richard Hurteau, Director of Administration
 Involvement of a vast team of financial officers and administrative     Polytechnique Montréal
 units fosters an institution-wide understanding of the necessity        514-340-4711 | richard.hurteau@polymtl.ca

28      UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018                                                                  Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS
Prix
SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.                                                       de                Awards

HONOURABLE MENTION

University of Alberta

(L-R) Adam Conway, Rob Munro, Philip Stack, Andrew Cooper, and Michelle Rooker.

Improving Organizational Safety Through a Health and Safety
Management System
After a review of best practices in both academic and non-academic   With the introduction of EHSMS, and without increasing the EHS
settings, the University of Alberta developed its own customized,    budget, e-learning participation has increased 30% and personal
structured, and comprehensive environment, health, and safety        protective equipment compliance has increased from about 45%
management system (EHSMS). This process involved a three-year        to 90%. At the same time, lab inspections have quadrupled, safety
change process that involved authorizing a Chief Environment         committees across the University of Alberta are developing safety
and Safety Officer and reorganizing the Environment, Health and      plans, a standard online hazard assessment application has been
Safety (EHS) unit for alignment by activity rather than hazard       launched, and the board of governors receives regular EHS
type, and rewriting the university’s EHS policies. Other measures    briefings and education.
included: adopting a customer service focus; overhauling and
expanding training and professional development; establishing        For further information on this project, please contact:
EHS structures across the organization; standardizing and            Philip Stack, Associate Vice-President Risk Management Services
systemizing procedures, forms, and guidelines; and enhancing         University of Alberta
the visibility of EHS.                                               780-492-8254 | philip.stack@ualberta.ca

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Prix
   de                  Awards              SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.

 HUNDREDS OF BEST PRACTICES AT YOUR FINGERTIPS…

The Q&P database, available in the CAUBO Knowledge Centre, is where you can explore best practices to
help you find solutions to issues, opportunities for improved operations, and better on-campus experiences.
Submissions going back to 2004 can be searched by keyword, year, or by institution to find innovative practices
that can be applied to your institution today!

                                                                GET STARTED
                                                                BY VISITING
                                                                www.caubo.ca.

30      UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018                                          Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS
Prix
SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.                                                         de               Awards

SELECTION COMMITTEE/COMITÉ DE SÉLECTION
ONTARIO:                                                          SPONSOR/COMMANDITAIRE:
Marc Joyal                                                        Adelina Gregoriou
Vice-President, (Resources)/                                      Regional Manager, Global Partnerships & Travel –
vice-recteur aux ressources                                       Eastern Canada/
University of Ottawa/Université d’Ottawa                          chef-régional, ventes et partenariats à l’échelle mondiale –
                                                                  Est du Canada
EAST/EST:                                                         Avis Budget Group
Sharon Johnson-Legere
Vice-President, Finance and Administration/                       SPONSOR/COMMANDITAIRE:
vice-rectrice administration et finance                           JD Christman
NSCAD University                                                  National Account Manager/
                                                                  directeur de compte national
QUÉBEC:                                                           Macquarie Equipment Finance Ltd.
André Dorion
Vice-President, Administration and Finance/                       CAUBO/ACPAU:
vice-recteur aux affaires administratives et financières          Nathalie Laporte
Université du Québec à Montréal                                   Executive Director/
                                                                  Directrice générale
WEST/OUEST:
Dave Button (Chair/président)
Vice-President (Administration)/
vice-recteur (administration)
University of Regina

                                                                  It's not too early to start thinking
                                                                  about your submission for 2019!

    Prix                                                          Il n’est pas trop tôt pour commencer à
       de                                             Awards      penser à votre dossier de candidature
                                                                  pour 2019!

    For a complete description of the criteria and application process, and for details regarding previous submissions
                      and winners, visit our website at www.caubo.ca or email communications@caubo.ca.

         Pour obtenir une description complète des critères et du processus de mise en candidature, ainsi que de
       l’information sur les candidats et lauréats des années passées, consultez notre site Web à www.acpau.ca ou
                                    communiquez avec nous, à l’adresse communications@acpau.ca.

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Prix
   de                  Awards               SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.

PREMIER PRIX

The University of
British Columbia

(G-D) Kim Fornelli, Colin Sharwood, Ian Burgess, et Ray McNichol.
Absents de cette photo: Gordon Prugh et Alex Billing.

Programme de soutien aux finances
Le programme de soutien aux finances permet aux directions           Au cours de la dernière année, 155 personnes ont suivi la
de département de recevoir des informations cohérentes et            formation, ce qui a permis l’économie de centaines d’heures
pertinentes pour les aider à prendre des décisions. Il fournit du    de formation en personne tout en offrant la possibilité de
soutien à la réalisation des tâches administratives essentielles     répéter la formation au besoin. Les commentaires ont été
au bon fonctionnement de leur service, y compris la gestion des      extrêmement positifs, les utilisateurs soulignant que leur travail
locaux et le traitement des transactions.                            et leur productivité s’étaient améliorés grâce à leur bonne
                                                                     compréhension des méthodes et des procédures.
Les équipes interdépartementales ont déterminé de quelles
ressources spécialisées chaque département avait besoin pour         Le modèle est facilement adaptable aux processus et pratiques
concevoir un programme de formation individualisé en ligne qui       exemplaires de chaque établissement dans chacun des sujets
explique les processus clés et présente des pratiques exemplaires.   traités dans les modules.
Hébergé sur la plate-forme de formation conviviale CLOT (cours
en ligne ouvert à tous), chacun des 10 modules comprend quatre       Pou r de plus a mples ren seig nement s su r ce proje t,
courtes vidéos, des liens vers des politiques pertinentes et une     veuillez contacter :
auto-évaluation. Cet ensemble complet de cours et de ressources      Ray McNichol, directeur du programme de soutien aux finances
est mis à la disposition de personnes clés, notamment les            The University of British Columbia
dirigeants de départements et le personnel des finances.             604-822-3031 | ray.mcnichol@ubc.ca

32      UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018                                                            Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS
Prix
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DEUXIÈME PRIX

McMaster University

(G-D) Roger Couldrey, Diana MacPherson, Amanda Baldwin, Gayleen Gray, Kathy Denney, et Nour El Shamy.
Absent de cette photo: David Wilkinson.

Transformation des services de TI
En 2016, McMaster a adopté une approche novatrice pour optimiser        concrètes, ce qui a permis la mise en place d’une structure
l’ensemble de ses services de technologie de l’information (TI). Un     de gouvernance des TI à l’échelle institutionnelle. McMaster
comité composé de trois directeurs responsables des TI – provenant      harmonise les grands projets de TI avec les besoins des étudiants,
d’autres universités, de trois membres du corps professoral et d’un     du corps enseignant et du personnel en identifiant les unités
gestionnaire de projet dédié ont entrepris un examen complet,           les mieux placées pour fournir les services informatiques, en
transparent et collaboratif pour formuler des recommandations           veillant à ce que les services de TI disposent des ressources
propices à la culture et au contexte de l’établissement.                nécessaires et en obtenant l’accord du milieu quant aux niveaux
                                                                        de service. La signature d’un accord de licence Microsoft
L’ensemble de la communauté universitaire a pris part au                Campus pour tout l’établissement, qui a permis aux étudiants
processus : plus de 75 questionnaires d’évaluation soumis par les       de McMaster d’économiser plus d’un million de dollars grâce au
parties prenantes; 25 séances de rétroaction en personne avec le        téléchargement gratuit de ces logiciels, est un bon exemple d’une
comité d’examen; un état des lieux exhaustif réalisé par sondage        telle collaboration.
en ligne; une analyse de haut niveau des dépenses en TI dans tout
l’établissement; et un sondage sur la satisfaction des services de TI   Pou r de plus a mples ren seig nement s su r ce proje t,
à l’échelle de l’établissement, auquel ont répondu 1 275 membres        veuillez contacter :
du personnel enseignant et non enseignant et étudiants.                 Kathy Denney, gestionnaire de projet
                                                                        McMaster University
Grâce à cette mobilisation coordonnée des principales parties           905-525-9140 poste 24755 | denneyk@mcmaster.ca
prenantes, l’ensemble du campus a adhéré à des recommandations

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   de                  Awards                    SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.

 TROISIÈME PRIX - EX AEQUO

 Simon Fraser University

 (G-D) En avant: Chris Hatty, Erica Lay, Laura Simonsen, Darren Duff, et Mary Aylesworth.
 (G-D) En arrière: Grady Ott, Mark McLaughlin, Martin Pochurko, Sandi de Domenico, et Dan Traviss.

 Innover dans le domaine de l’approvisionnement social
 La Simon Fraser University (SFU) a adopté une approche innovatrice         La SFU a ainsi été en mesure d’atténuer les interruptions de service
 et socialement progressiste pour l’attribution de son contrat annuel       associées à l’embauche et à la formation du nouveau personnel de
 de services de restauration, estimé à 15 millions de dollars. Elle a       restauration. En démontrant son soutien et en facilitant le dialogue
 utilisé son pouvoir d’achat pour influencer positivement le milieu,        et la collaboration entre les services administratifs et d’autres
 les gens et l’économie locale. En décembre 2016, la SFU a lancé un         intervenants tout au long de ce processus, la SFU a également
 appel d’offres pour trouver un fournisseur de services alimentaires        éliminé la menace d’une grève du personnel.
 avant-gardiste pour son campus de Burnaby. En plus d’exiger des
 aliments sains et de haute qualité pour sa clientèle diversifiée, la SFU   L’université applique actuellement une approche semblable à
 a insisté sur la rétention du personnel syndiqué et sur le maintien        son contrat d’entretien ménager; elle a d’ailleurs reçu plusieurs
 des salaires en vigueur.                                                   demandes de renseignements d’autres établissements sur la
                                                                            transférabilité de cette pratique.
 En ajoutant ces exigences, la SFU a démontré son engagement
 à assurer une rémunération et une sécurité d’emploi équitables             Pou r de plus a mples ren seig nement s su r ce proje t,
 s’appliquant aux services fournis par des tiers. En mars 2017, une         veuillez contacter :
 première convention collective de ce type a été conclue avec le            Mary Aylesworth, directrice des services financiers
 nouveau fournisseur et a assuré le maintien des emplois et des             Simon Fraser University
 salaires et avantages équivalents, y compris les régimes de retraite.      778-782-3950 | mayleswo@sfu.ca

34      UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018                                                                    Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS
Prix
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TROISIÈME PRIX - EX AEQUO

The University
of British Columbia

(G-D) Louisa Munro, Danyelle Ritch, Pradeep Nair, Minh Nguyen, et George Firican.

Un guide pratique et un glossaire des affaires
pour le partage de connaissances et la collaboration
La University of British Columbia (UBC) a conçu deux outils en       diplômés pour un groupe diversifié de personnes, y compris des
ligne permettant au personnel du Développement et des Relations      spécialistes de la collecte de fonds, des agents des relations avec
avec les diplômés (DRD – DAE en anglais) d’accéder rapidement        les diplômés et des cadres supérieurs, ainsi que pour le personnel
et facilement aux processus/procédures, aux politiques, aux          de nombreux secteurs universitaires, dont les TI, la comptabilité,
modèles, aux réponses et aux définitions les plus récents.           la recherche, les ressources humaines et bien d’autres.

Le personnel peut faire une recherche par mot-clé, unité,            Même si le How to DAE et le glossaire ont été conçus dans
département ou catégorie dans l’environnement SharePoint du          environnement SharePoint, ils peuvent être intégrés à n’importe
DRD grâce à un guide pratique, le How to DAE. Parallèlement,         quelle plate-forme Web, depuis une simple page Web jusqu’à
l’université a rédigé un glossaire des affaires comprenant des       une plate-forme plus complexe de partage de connaissances ou
termes approuvés en usage dans tout le service. L’attribution de     de collaboration.
nombreux éléments de métadonnées à chaque terme (synonyme,
propriétaire, règles de qualité des données, etc.) en fait un        Pou r de plus a mples ren seig nement s su r ce proje t,
glossaire unique et innovant.                                        veuillez contacter :
                                                                     George Firican, directeur de la gestion des données et de la
Utilisés ensemble, ces outils interreliés favorisent la cohérence,   veille économique
la précision et l’efficacité. Ils ont rationalisé la recherche       The University of British Columbia
d’information normalisée inhérente aux bonnes relations avec les     604-822-3722 | george.firican@ubc.ca

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Prix
   de                  Awards                  SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.

MENTION HONORABLE

Ryerson University

(G-D) Eric Ambroise, Geeta Sharma, et Amanda Barber.
Absente de cette photo: Helene Rosina.

Moins de maux et de bobos : l’ergonomie à l’honneur
En collaboration avec un chiropraticien, le département de la santé      Parallèlement à cela, une culture favorisant le mieux-être au
et de l’hygiène en milieu de travail (DSH) de Ryerson a mis en           travail a vu le jour. En faisant participer les employés à leur bien-
place un programme d’ergonomie exhaustif visant à réduire le             être personnel, le DSH a pu se consacrer davantage à l’élaboration
nombre de blessures entraînant un arrêt de travail dues à des            de stratégies proactives et ergonomiques de prévention des
troubles musculo-squelettiques causés par le trop grand nombre           blessures et y consacrer plus de ressources, plutôt qu’à des
d’heures que passent les employés devant l’ordinateur. Le DSH            évaluations de l’ergonomie.
a organisé des séances en classe où un animateur montrait aux
employés comment améliorer l’ergonomie de leur poste de travail.         Les ressources développées par Ryerson pourraient facilement
Des ressources d’autoapprentissage (module d’apprentissage en            être utilisées ou adaptées par d’autres établissements. Deux
ligne, fiches d’information et vidéos) ont également été présentées au   affiches sont téléchargeables du site Web du DSH, et trois vidéos
personnel. De plus, Ryerson a commandé 90 015 fauteuils de travail       sont publiées sur YouTube.
ergonomiques et s’est assurée que l’ergonomie était au nombre des
nouvelles spécifications de conception du mobilier de bureau et de       Pou r de plus a mples ren seig nement s su r ce proje t,
laboratoire pour tous les projets de rénovation et de construction.      veuillez contacter :
                                                                         Geeta Sharma, directrice de la sécurité et de l’hygiène en milieu
Grâce à ce programme, le nombre de blessures entraînant un               de travail et de la gestion des risques
arrêt de travail a diminué de 15 % dès les premiers mois de la           Ryerson University
mise en œuvre, et ce taux a continué de baisser pendant l’année.         416-979-5000 poste 5006 | geeta.sharma@ryerson.ca

36      UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018                                                                 Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS
Prix
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MENTION HONORABLE

Université de Sherbrooke
et Polytechnique Montréal

L’Université de Sherbrooke (G-D) En avant : Maryse Labbé, Mélanie Roy, Danielle Landry, et Chantal Couture.
(G-D) En arrière: Jacques Viens, Nancy Turcotte, Denyse Rémillard, Élaine Godbout, Vicky Richard, et Claude Gaulin.

Polytechnique Montréal (G-D) Steven Chamberland, Louise Demers, François Filiatrault, Jean Choquette, Marcel Dionne, et Richard Hurteau.

Prix d’excellence pour la présentation du budget
L’Université de Sherbrooke et Polytechnique Montréal ont chacun reçu           et stratégiques, ce qui améliore la productivité et la budgétisation.
un prix d’excellence pour leurs budgets et leur approche financière (le        Pour tout établissement, l’adoption de l’approche de la GFOA
Distinguished Budget Presentation Award) de la Government Finance              implique une quantité colossale de travail. La certification par la
Officers Association (GFOA). S’inspirant des pratiques exemplaires de          GFOA reconnaît le niveau élevé de transparence et de rigueur qui
plus de 1 612 organismes publics canadiens et américains, cette approche       résulte de cet effort. Les équipes de l’Université de Sherbrooke
en 27 critères illustre les liens étroits entre la planification stratégique   et de Polytechnique Montréal qui travaillent en ce moment au
et la planification budgétaire annuelle. Bien plus que des colonnes            renouvellement du plan d’action stratégique récoltent les bénéfices
traditionnelles de recettes et de dépenses, le document budgétaire             à long terme de cette approche innovante.
décrit la structure financière et les principales politiques et mesures
administratives de chaque établissement, tout en intégrant les résultats       Pou r de plus a mples ren seig nement s su r ce proje t,
des principaux exercices de planification stratégique et de budgétisation.     veuillez contacter :
Largement diffusé et rédigé dans une langue accessible, il sert de guide       Élaine Godbout, vice-rectrice adjointe à l’administration et au
d’action et de référence ainsi que d’outil de communication pour la            développement durable, Université de Sherbrooke
collaboration avec les parties prenantes internes et externes.                 819-821-8281 | vradd@usherbrooke.ca

La participation d’une vaste équipe d’agents financiers et                     Richard Hurteau, directeur de l’administration
d’unités administratives favorise la compréhension, à l’échelle de             Polytechnique Montréal
l’établissement, de la nécessité d’intégrer les processus budgétaires          514-340-4711 | Richard.hurteau@polymtl.ca

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Prix
   de                  Awards                     SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.

MENTION HONORABLE

University of Alberta

(G-D) Adam Conway, Rob Munro, Philip Stack, Andrew Cooper, et Michelle Rooker.

Améliorer la sécurité organisationnelle grâce à un système de
gestion de la santé et de la sécurité
Après un examen des pratiques exemplaires dans des milieux                    en ligne a augmenté de 30 % et la conformité des équipements de
universitaires et non universitaires, la University of Alberta a élaboré      protection individuelle est passée d’environ 45 % à 90 %. Parallèlement,
son propre système de gestion complet, personnalisé et structuré axé          le nombre d’inspections de laboratoire a quadruplé, les comités de
sur la santé et la sécurité en milieu de travail. Ce processus impliquait     sécurité de la University of Alberta élaborent des plans de sécurité,
des changements échelonnés sur trois ans, soit l’embauche d’un chef de        une application standard en ligne d’évaluation des risques a été
la sécurité, la réorganisation de l’unité responsable de la santé, et de la   lancée, et le conseil des gouverneurs reçoit régulièrement des séances
sécurité en milieu de travail (SSM) par activité plutôt que par type de       d’information et de formation.
risque et la réécriture des politiques relatives à la SSM de l’université.
Parmi les autres mesures, mentionnons : adopter une vision axée sur           Pou r de plus a mples ren seig nement s su r ce proje t,
le service à la clientèle; revoir et enrichir le programme de formation et    veuillez contacter :
de perfectionnement; mettre en place des structures de SSM dans tout          Philip Stack, vice-recteur associé aux services de gestion
l’établissement; normaliser et systématiser les procédures, formulaires       des risques
et lignes directrices; et améliorer la visibilité de l’unité de la SSM.       University of Alberta
                                                                              780-492-8254 | philip.stack@ualberta.ca
Grâce à l’adoption de son système de gestion de la SSM et sans
augmenter le budget de ce poste, la participation à l’apprentissage

38      UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018                                                                        Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS
Prix
SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.                                    de                Awards

DES CENTAINES DE PRATIQUES EXEMPLAIRES À VOTRE PORTÉE

La base de données Qualité et productivité, accessible via le Centre du savoir de l'ACPAU, vous permettra
d'explorer de bonnes pratiques qui vous aideront à résoudre des problèmes, à améliorer vos façons de faire et
à offrir de meilleures expériences sur campus.

Trouver des pratiques novatrices applicables à votre établissement par mot-clé, par année (jusqu'à 2004) ou
par établissement.

                                                      POUR CONSULTER LA
                                                      BASE DE DONNÉES,
                                                      RENDEZ-VOUS AU
                                                      www.acpau.ca.

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Prix
   de                  Awards                     SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.

LIST OF SUBMISSIONS / LISTE DES SOUMISSIONS
                                                                             Contact Person
   Institution                        Title of Proposal                                             Telephone/Email
                                                                             Personne
   Établissement                      Titre de la proposition                                       Téléphone/Courriel
                                                                             Ressource

                                      Mobilizing Collaborative Leadership
                                                                                                    613-520-2600 ext./poste 7847
   Carleton University                in Response to Modern Challenges in    Cindy Taylor
                                                                                                    nancy.arnold@carleton.ca
                                      Higher Education: Carleton Leader

                                                                                                    613-520-2344
   Carleton University                Convocation Digital Downloads          Patrick Lyons
                                                                                                    patrick.lyons@carleton.ca

                                      Présentation d’un document                                    514-340-4711 ext./poste 3410
   Polytechnique Montréal                                                    Jean Choquette
                                      budgétaire exemplaire                                         jean.choquette@polymtl.ca

                                      IT Services Transformation: Review                            905-580-4145
   McMaster University                                                       Kathy Denney
                                      Approach and Outcomes                                         denneyk@mcmaster.ca

                                      Partnering for Success – Modernizing
   Memorial University of                                                                           709-864-8548
                                      Supply Chain Management at             Dion Bennett
   Newfoundland                                                                                     dion.bennett@mun.ca
                                      Memorial

                                      Intentional Accountability: Building                          416-979-5379
   Ryerson University                                                        Denise O'Neil Green
                                      Inclusion Across the Ryerson Campus                           equity@ryerson.ca

                                                                                                    416-979-5000 ext./poste
   Ryerson University                 Aches, Pains, and Office Strains       Geeta Sharma           553079
                                                                                                    geeta.sharma@ryerson.ca

                                      SFU Data Centre: Installation                                 778-782-5807
   Simon Fraser University                                                   Mark Roman
                                      of Cedar                                                      mproman@sfu.ca

                                      Creating Innovation in the Social                             778-782-3256
   Simon Fraser University                                                   Mary Aylesworth
                                      Procurement Landscape                                         mayleswo@sfu.ca

                                      Colloque e-éducation 2016 et           Nathalie Letendre et   418-657-2747 ext./poste 5321
   TÉLUQ
                                      Trophées du numérique                  Dany d'Amours          nathalie.letendre@teluq.ca

40      UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018                                                            Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS
Prix
SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.                                                  de                Awards

                                                                            Contact Person
  Institution                        Title of Proposal                                         Telephone/Email
                                                                            Personne
  Établissement                      Titre de la proposition                                   Téléphone/Courriel
                                                                            Ressource

  The University of                                                                            604-822-9868
                                     Finance Support Program                Ray McNichol
  British Columbia                                                                             ray.mcnichol@ubc.ca

                                     Building Career Resiliency
  The University of                  for Organizational Success: UBC                           604-827-1471
                                                                            Pooja Khandelwal
  British Columbia                   HR’s Career Navigation and                                pooja.khandelwal@ubc.ca
                                     Transition Service

                                     Sharing Knowledge for
  The University of                                                                            604-822-6595
                                     Collaboration: Business Glossary and   George Firican
  British Columbia                                                                             george.firican@ubc.ca
                                     How to DAE

  Université de                      Présentation d’un document                                819-821-8281
                                                                            Élaine Godbout
  Sherbrooke                         budgétaire exemplaire                                     vradd@usherbrooke.ca

                                     Improving Organizational Safety
                                                                                               780-492-4976
  University of Alberta              through a Health and Safety            Philip Stack
                                                                                               philip.stack@ualberta.ca
                                     Management System

                                     Addressing Climate Change:
                                     U of T's Utility Reduction Revolving
  University of Toronto                                                                        416-978-0231
                                     Fund (URRF) - An Innovative            Scott Mabury
  (St. George Campus)                                                                          scott.mabury@utoronto.ca
                                     Approach to Implementing a Green
                                     Revolving Fund

                                     Classroom Technology                                      250-418-5492
  University of Victoria                                                    Andrew Finlay
                                     Modernization Program                                     cvb@uvic.ca

                                                                                               519-888-4567
  University of Waterloo             Approval to Recruit - Redesign         Kenton Needham
                                                                                               kimberley.snage@uwaterloo.ca

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car must be returned by Monday 11:59 p.m., or higher rate will apply. A Saturday night keep and an advance reservation may be required. Offer is subject to vehicle
availability at the time of rental and may not be available on some rates at some times, including some online rates at Budget.com. Car rental return restrictions may
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