Registration of Electronic Health Records for Physiotherapists - Documentation of the 2020 criteria
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Registration of Electronic Health Records for
Physiotherapists
Documentation of the 2020 criteria
Version October 21st 2021
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 1
registration of physiotherpist systems
21.10.2021Versioning and document review/adaptions
Version Publication Date Author(s) Details
Tom de Vree
V0.1 02 AUG 2020 Yves Vanderstichele First draft of the document template
Tanja Vincken
Tom de Vree
V0.1 04 AUG 2020 Yves Vanderstichele Listing the 2020 criteria in the document
Tanja Vincken
Tom de Vree
Yves Vanderstichele Listing the 2020 criteria in the document +
V0.1 05 AUG 2020
Tanja Vincken documentation of the 2020 criteria.
Geert Thienpont
Tom de Vree
Yves Vanderstichele
V0.1 07 AUG 2020 Documentation of the 2020 criteria.
Tanja Vincken
Geert Thienpont
Tom de Vree
Yves Vanderstichele
V0.1 10 AUG 2020 Documentation of the 2020 criteria.
Tanja Vincken
Geert Thienpont
Tom de Vree
Yves Vanderstichele
V0.1 13 AUG 2020 Documentation of the 2020 criteria.
Tanja Vincken
Geert Thienpont
Tom de Vree
V0.1 14 AUG 2020 Yves Vanderstichele Documentation of the 2020 criteria.
Tanja Vincken
Stéphane Houpresse
V0.2 01 OCT 2020 Feedback op draft documentation
Groupe de travaille
Tom de Vree Imput on GT feedback
V0.3
08 OCT 2020 Yves Vanderstichele Verification if all criteria are added
Tanja Vincken Fintuning Documentation
Daniel Vandenberghe
V0.4 20 OCT 2020
Stéphane Houpresse
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 2
registration of physiotherpist systems
21.10.2021V0.5 23 OCT 2020 Tom de Vree Feedback GT
Tom de Vree Feedback GT
V0.6 17 DEC 2020
Yves Vanderstichele AE(+D) + L Labels
V0.7 07 JAN 2021 Stéphane Houpresse Introduction + 2.1 adapted
V0.8 11 JAN 2021 Stéphane Houpresse Corectifs Daniel
V0.9 04 MAR 2021 Stéphane Houpresse Feed-back Agoria
Tom de Vree
Feed-back Agoria
Yves Vanderstichele
V1.0 23 MAR 2021 Final review
Tanja Vincken
Lay out
Geert Thienpont
V1.1 06 MAY 2021 Tom de Vree Date changes for audit
V1.2 08 JUL 2021 Tom de Vree Adapting intro
Aanvullen van het document o.b.v.
V1.3 14 OKT 2021 Tom de Vree
feedback Q&A sessies met Agoria
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 3
registration of physiotherpist systems
21.10.2021Table of contents
1 INTRODUCTION .................................................................................................................................... 6
1.1 ABOUT THIS DOCUMENT .............................................................................................................................................................. 6
1.2 PURPOSE OF THIS DOCUMENT ...................................................................................................................................................... 6
1.3 CONDITIONS FOR REGISTRATION OF PHYSIOTHERAPIST SOFTWARE SYSTEMS .................................................................................. 7
1.3.1 Q&A Period ......................................................................................................................................................................................... 7
1.4 DOCUMENTATION CONTENT ....................................................................................................................................................... 8
2 THEME 0: GENERIC CONDITIONS FOR REGISTRATION ................................................................. 9
2.1 ONE AND ONLY ONE PATIENT RECORD ....................................................................................................................................... 10
2.2 REGISTER ONCE USE ANYWHERE, EVERYWHERE ............................................................................................................................ 11
2.3 HEALTH DATA STATUS .............................................................................................................................................................. 13
2.4 DATA PORTABILITY .................................................................................................................................................................... 14
2.5 DATA VERSIONING & DATA EVOLUTION..................................................................................................................................... 15
3 THEME 1: STANDARDIZED STRUCTURATION AND CONTENT OF THE EHR ............................ 19
3.1 MEDICO-ADMINISTRATIVE DATA ................................................................................................................................................ 19
3.1.1 The patient : patient description ..................................................................................................................................................... 19
3.1.2 Care team .......................................................................................................................................................................................... 26
3.2 CONDITIONS FOR REGISTRATION RELATED TO HEALTH DATA ........................................................................................................ 26
3.2.1 Confidentiality ................................................................................................................................................................................... 26
4 THEME 2: DATA SOURCES ................................................................................................................. 27
5 THEME 3: CONDITIONS REGARDING DATA USER INTERFACE AND DATA ENTRY ................. 33
5.1 APPLICATION INTERFACE ........................................................................................................................................................... 33
5.1.1 Language of application ................................................................................................................................................................... 33
5.1.2 Minimal patient identification .......................................................................................................................................................... 33
5.2 PATIENT SELECTION INTERFACE ................................................................................................................................................. 34
5.3 CONTENT DISPLAY BASED ON A SIMPLE CHOICE BY THE USERS ...................................................................................................... 35
5.4 DOCUMENT PRODUCTION ......................................................................................................................................................... 38
6 THEME 4: CONDITIONS FOR REGISTRATION REGARDING FUNCTIONAL AND CLINICAL
SPECIFICATIONS .......................................................................................................................................... 46
6.1 CARE CONCEPTS, EVALUATION AND FOLLOW UP ......................................................................................................................... 46
6.2 PROCESSING ORDERS, PRESCRIPTIONS, REPORTS & REFERRALS ..................................................................................................... 68
6.3 MEDICINAL TREATMENT ............................................................................................................................................................ 70
6.3.1 Import/export of the medication scheme ....................................................................................................................................... 70
6.4 ACCESS MANAGEMENT AND AUTHENTICATION ........................................................................................................................... 71
7 THEME 6: CONTRACTUAL AND LEGAL ASPECTS .......................................................................... 76
8 THEME 7 MODULAR CRITERIA: EXTERNAL INTERACTIONS ........................................................ 82
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 4
registration of physiotherpist systems
21.10.20218.1 EB PRACRICE NET .................................................................................................................................................................... 82
8.2 BASIC SERVICES (E-HEALTH PLATFORM) ....................................................................................................................................... 82
8.3 CIN/NIC SERVICES ................................................................................................................................................................... 84
8.4 HUBS/HEALTH VAULTS .............................................................................................................................................................. 85
8.5 BELRAI ..................................................................................................................................................................................... 85
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 5
registration of physiotherpist systems
21.10.20211 Introduction
1.1 About this document
The new 2020 Physiotherapist criteria are aiming to comply with eHealth Roadmap 3.0 and in
particular with the promotion of the interoperability & standardization of the medical files.
This document represents the criteria and the documentation that will be used for
Physiotherapist software 2020 registration. The criteria have been published on the website
of the eHealth platform. This document is build on the validated criteriaset V1.1.
1.2 Purpose of this document
The document will focus on the functional and conceptual aspects as well as on the
structuring of the EHR, in such a way that implementation can be done in conformity with the
described interpretation of these conditions.
The document will not repeat “technical documentation” provided by external service
providers to be connected or interacted with. This technical documentation will at most be
referenced, if available, with a link to the website of that service provider.
This document has neither the ambition to be a comprehensive “cookbook” enabling the
development of an EHR from scratch.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 6
registration of physiotherpist systems
21.10.20211.3 Conditions for registration of Physiotherapist Software Systems
A software company that takes the registration commits to implement and comply to all the
criteria desribed in this document. The set does not only contain “new” function descriptions
but also contain updated versions of yet implemented functions.
The conditions for registration have always been cumulative, excepted obviously when a
disruptive decision is taken. We have incorporated and tuned previous documentations to
have a self standing documentation.
1.3.1 Q&A Period
From March to May 2021 a Q&A will be organized. All questions can be sent to
tom.devree@ramit. An updated Q&A file will be uploaded weekly on the RAMIT website
(www.ramit.be ) with answers to the questions.
1.3.2 How to register for your audit?
The functional audits for the Physiotherapists software will be organized between October
2021 and the end of September 2022. In order to participate, a software company needs to
request formally an audit and accept the terms and conditions. Please bear in mind the
following points when completing your registration:
Ú Vendors can register through the registration form on www.ramit.be as of June 2021,
practical instructions and the necessary documents will be sent by email.
Ú A first audit will only be possible until June 2022, retests will be possible until the end
of September 2022.
Ú After RAMIT receives the registration form the contract and invoice will be sent out.
Ú The audit date can only be ‘confirmed’ when the contract is signed and the audit fee
has been paid Slots are attributed on “first come / First served” basis, we therefore
encourage to make inscriptions as soon as possible.
Ú A minimimum of 6 weeks is needed between an audit request and the actual audit
date.
Ú In the unfortunate event a retest has to be organized, the entire registration, audit and
evaluation procedure takes up to 4 weeks.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 7
registration of physiotherpist systems
21.10.20211.4 Documentation content
For each condition the following table is used:
ID: ID_# Condition in Dutch Condition in French
E. Docmentation in Dutch Documentation in French
3 types of criteria:
AE Before a vendor can start the audit procedure, he will officially confirm that all
criteria have been met and that he tested this internally on the basis of auto-
evaluations. This results in an AE-flag for all criteria.
AE + D Additional documentation has to be provided for certain criteria. In this
documentation, the vendor will demonstrate through print screens, export files,
etc. that the system meets this criterion. These criteria will be flagged as AE+D.
Existing software documentation can be used if it demonstrate compliance to
the criteria.
AE + L
These are criteria for which the vendor has contractually confirmed (signed) that
the software meets the requirements. No specific test is foreseen however
further information or demonstration regarding the criterion could be
requested at any given time during a test.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 8
registration of physiotherpist systems
21.10.20212 Theme 0: generic conditions for registration
The “generic” conditions are applicable throughout the application. They are not linked to
one particular domain of application. They are ‘to be used’ in different functionalities and
intended to be used by all/several health and care related applications.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 9
registration of physiotherpist systems
21.10.20212.1 One and only one patient record
ID_001 De software voorkomt dubbele dossiers Le logiciel empêche les doubles dossiers
AE+D voor eenzelfde patiënt (bv. op basis van pour un même patient (via par ex. eID -
eID, INSZ en/of basisgegevens als naam, numéro NISS et/ou les données de base :
voornaam, geboortedatum) zowel voor nom, prénom, date de naissance ) tant pour
bestaande dossiers als bij nieuwe les dossiers existants que lors de la prise en
patiënten. charge d’un nouveau patient.
E. De belangrijkste oorzaken van duplicaten Les principales causes de doublons sont
zijn t.g.v. migratie & consolidatie van dues à la migration et à la consolidation de
gegevens van verschillende oorsprong. données de différentes origines. Pour les
Voor onvolledige dossiers kan een enregistrements incomplets, un contrôle a
controle ‘a posteriori’ worden uitgevoerd. posteriori peut être effectué. L'objectif
Het uiteindelijke doel is om duplicatie van ultime est d'éviter la duplication des
patiëntendossiers te voorkomen. dossiers des patients.
Het crit. stelt dat de software bij aanmaak Le crit indique que le logiciel doit détecter
v/e dossier dient op te sporen of er geen les doublons lors de la création d'un fichier
dubbel gecreëerd wordt en als gevolg de et les empêcher de se créer. Ce contrôle
aanmaak verhindert wordt. Deze controle est effectué à l'aide de l'INSZ ou sur la base
gebeurt o.b.v het INSZ of o.b.v naam, du nom, du prénom et de la date de
voornaam, en geboortedatum waarbij naissance lorsque ces informations sont
deze informatie manueel ingevoerd saisies manuellement, ou lues à partir de
wordt, of uitgelezen wordt vanaf de eID. l'eID.
Dit houdt meer precies in dat geen dubbel Plus précisément, cela signifie qu'aucun
dossier kan aangemaakt op basis van double fichier ne peut être créé sur la base
naam, voornaam, geslacht en du nom, du prénom, du sexe et de la date
geboortedatum zonder waarschuwing, de naissance sans avertissement, sans
zonder expliciete bevestiging en zonder confirmation explicite et sans ajouter un
een bijkomend identiteits-gegeven toe te élément d'identité supplémentaire pouvant
voegen op basis waarvan een onderscheid être utilisé pour faire une distinction. Cet
kan gemaakt worden. Dat bijkomend élément supplémentaire ne peut pas être
element kan niet het INSZ nr. zijn, tenzij le numéro INSZ, sauf si les deux ont un
beide een (verschillend) INSZ nummer numéro INSZ (différent). Il n'est pas
hebben. Tweemaal dezelfde patiënt, possible de traiter deux fois le même
éénmaal met en éénmaal zonder INSZ kan patient, une fois avec INSZ et une fois sans
niet. Ook twee patiënten met hetzelfde INSZ. De même, il n'est pas possible
INSZ nummer kan niet. d'avoir deux patients avec le même
numéro INSZ.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 10
registration of physiotherpist systems
21.10.2021Er bestaat risico op een dubbel dossier Il y a un risque de double fichier lorsque
wanneer al deze identiteitsgegevens toutes ces données d'identité sont
identiek zijn. Het systeem verwittigt de identiques. Le système avertit l'utilisateur.
gebruiker. Een nieuw dossier kan maar Un nouveau dossier ne peut être créé
aangemaakt worden door toevoeging van qu'en ajoutant une identification
een bijkomend identificatiegegeven, supplémentaire, par exemple un prénom
bijvoorbeeld een bijkomende voornaam. supplémentaire.
Probeer een dossier aan te maken dat Essayez de créer un enregistrement qui est
reeds aanwezig is in het huidige patiënten déjà présent dans le dossier actuel du
bestand. patient.
Probeer een dossier aan te maken voor Essayez de créer un enregistrement pour
een nieuwe patiënt met een verschillende un nouveau patient avec un nom différent,
naam enz… maar met het INSZ-nummer etc., mais avec le même numéro INSZ
identiek aan dat van een andere patiënt. qu'un autre patient.
Onder onvolledige patiëntenfiche Par dossier patient incomplet, nous
bedoelen wij bijvoorbeeld een dossier entendons par exemple un dossier sans
zonder voornaam of zonder (volledige) prénom, sans date de naissance (complète)
geboortedatum of zonder INSZ nummer ou sans numéro INSZ.
Documenteer hoe een dossier aldus kan Documenter comment un dossier peut être
aangemaakt worden en later aangevuld. ainsi créé et complété ultérieurement.
ID_002 De software laat de fusie van dubbele Le logiciel permet la fusion des dossiers en
AE+D dossiers toe zonder verlies van klinische double sans perte de données cliniques ou
of administratieve gegevens. administratives.
E. Het systeem is in staat om de gegevens Le système est capable de fusionner les
van dubbele dossiers samen te voegen données de dossiers en double dans un
in een bestemmingsdossier. De dossier de destination. Le logiciel nécessite
software vraagtl een bevestiging van de la confirmation de l'utilisateur avant de
gebruiker alvorens effectief te fuseren. fusionner effectivement.
In hetgeval van multi-usergebruik zal de En cas d'utilisation multi-utilisateurs, le
software ervoor zorgen dat alle logiciel s'assurera que tous les utilisateurs
gebruikers toegang hebben tot het ont accès au dossier fusionné. Le logiciel
gefuseerde dossier. De software waakt garantit qu'en aucun cas des données ne
erover dat in geen enkel geval data seront perdues lors de la fusion.
verloren gaat tijdens de fusie.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 11
registration of physiotherpist systems
21.10.2021Register once use anywhere, everywhere
ID_003 Om dubbele codering te vermijden, is de De manière à éviter le double encodage, la
AE invoerfunctie uniek: de gegevens worden fonction de saisie des données doit être
slechts één keer ingevoerd en worden unique: les données sont saisies une seule
automatisch geïntegreerd in de andere fois et sont insérées automatiquement dans
modules die deze gegevens moeten les autres modules où ces données doivent
bevatten. “Eenmaal ingevoerd, overal trouver place au niveau de l’ensemble du
beschikbaar. “ dossier structuré. “Une fois saisie,
disponible partout.”
E. Onder “model” moet worden verstaan Un "modèle" doit être compris comme un
een template die wordt gebruikt om template utilisé pour entrer des données.
gegevens in te brengen. Alle gegevens Toutes les données doivent être
moeten beschikbaar zijn in de vorm van disponibles sous forme de données
gestructureerde gegevens voor alle structurées disponibles pour l'ensemble du
softwarepakketten eerder dan in de vorm logiciel plutôt que sous forme de
van documenten. document.
Administratieve, gezondheids- of Les données administratives, de santé ou
zorggegevens moeten zowel in het de soins doivent être accessibles aussi bien
model dat voor gegevensinvoer wordt dans le modèle qui a servi à la saisie qu’au
gebruikt als in het gehele niveau de l’ensemble du dossier structuré.
gestructureerde dossier toegankelijk zijn.
Bijvoorbeeld: wanneer een waarde Exemple: lorsqu'une valeur (paramètre) est
(parameter) wordt ingevoerd in een saisie dans un champ structuré de mesure
gestructureerd veld voor het meten van de périmétries des lymphoedèmes, il est
lymfoedeemperimetrie, is het belangrijk important que cette valeur apparaisse
dat deze waarde ook voorkomt in het également dans l'aperçu des paramètres
overzicht van generieke parameters. génériques.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 12
registration of physiotherpist systems
21.10.20212.2 Health Data Status
ID_004 Elke versie van een medisch gegeven Chaque version de donnée médicale a un
AE+D heeft een status : statut :
- Actief - Actif
- Passief – Relevant voor de besluitname - Passif – Relevant pour la prise décision
E. De meeste gezondheidsgegevens La plupart des données de santé (diagnostic,
(diagnose, behandeling, onderzoek, enz.) traitement, examen,…) sont enregistrées
worden geregistreerd wanneer deze lorsque ces conditions sont
aandoeningen aanwezig/actief zijn, présentes/actives, sauf pour les antécédents.
behalve de antecedenten.
Overstappen naar passief betekent dat de Le passage au stade "passif" veut dire que la
conditie een "antecedent" wordt. Het donnée est devenue un antécédent. La
gegeven krijgt dan een status "passief", donnée reçoit alors la valeur "passive"
de waarde "passive" uit de Kmehr tabel comme repris dans la table de Kmehr
Lifecycle. 'lifecycle'.
Actief of pasief relevant voor de Actif ou Passif Relevant (prise de décision);
besluitname, passief niet relevant en niet passif non relevant et non présent autorisé
aanwezig is toegestaan maar niet mais pas obligatoire.
verplicht.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 13
registration of physiotherpist systems
21.10.20212.3 Data portability
ID_005 Na gebruik van een sorteerfunctie maakt de Après utilisation d'une fonction de tri, le
AE+D software de partiële of volledige extractie logiciel permet l'extraction des données
mogelijk van gegevens die door de introduites par l'utilisateur dans un ou des
gebruiker werden ingevoerd in (een) dossiers patients, que ce soit sous forme
patiëntendossier(s). Deze gegevens moeten partielle ou complète. Ces données doivent
worden verwerkt door externe tools voor être traitées par des outils externes pour
PC 's die op de markt beschikbaar zijn ordinateurs personnels disponibles sur le
(statistische software, programma’s voor marché (logiciels statistiques, gestion de bases
databasebeheer, enz.). de données,etc).
E. Het softwarepakket implementeert Le logiciel implémente par défaut une
standaard een specifieke export (niet in exportation spécifique (pas de masse) ce qui
massa), wat inhoudt dat de exporten enkel implique que les exports ne portent que sur
betrekking hebben op relevante/ des informations pertinentes/sélectionnées. Le
geselecteerde inhoud. De inhoud van de contenu des exportations doit tenir compte de
exports moet alle privacyreglementeringen toutes les réglementations relatives à la
in acht nemen. protection de la vie privée.
Het exportformaat is vrij maar moet wel Le format de l’export est libre mais doit
overeenkomen met een standaardformaat. toutefois correspondre à un format standard
CSV is een minimum. du marché. CSV est un minimum.
Dit criterium wordt niet als dusdanig ge- Ce critère ne sera pas testés/audités en tant
test/gecontroleerd (maar onrechtstreeks is que tel (mais pourraient l'être indirectement).
dit wel mogelijk). De verbintenis die door L'engagement, signé par le fournisseur de
de softwareleverancier is ondertekend om logiciel, de respecter tous les critères implique
alle crit. na te leven, houdt de naleving van le respect de ce critère.
dit criterium in.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 14
registration of physiotherpist systems
21.10.20212.4 Data Versioning & Data Evolution
ID_006 Elk klinisch gegeven is eenduidig en Chaque donnée de santé, de soins ou
AE+D blijvend gelinkt aan één patiënt. administrative est associée à un patient de
manière univoque.
E. Dit criterium heeft als doel om de L'objectif de ce critère est d'assurer
integriteit v/d gegevens te waarborgen en l'intégrité des données et d'éviter les
dubbele gegevens te vermijden. doublons.
De interne unieke identificatie waarborgt Un identifiant unique pour un patient garantit
dat de gegevens aan dezelfde patiënt que les données resteront reliées à ce
gekoppeld blijven zowel bij naams- wijzing patient même en cas de changement de
als bij de wijziging/correctie van een INSZ nom ou de numéro NISS, par exemple en cas
nummer bc bij naturalisatie de naturalisation
Wijzig naam of voornaam van een patiënt. Modification du nom et/ou du prénom d'un
Voeg gegevens toe en controleer of de patient. Ajout de certaines données au
nieuwe gegevens samen komen met de dossier que ces données s'ajoutent aux
gegevens ingevoerd onder de oude données précédentes pour ce patient.
identiteit.
In een architectuur waarin er een ge- Dans le cas d'une architecture où il existe
synchroniseerde mobiele applicatie une application mobile synchonisée, Il est
bestaat, is het belangrijk dat hetzelfde important que le même identifiant interne
intern identificatienummer wordt ge- bruikt soit utilisé pour l'application mobile que
zowel voor de mobiele applicatie als voor pour l'application "mère".
de “hoofd”-applicatie.
Alle niet administratieve gegevens worden Les données qui ne sont pas administratives
beschouwd als klinische gegevens. doivent être considérées comme des
données cliniques.
Bepaalde administratieve gegevens zijn
niet gekoppeld aan een patiënt, zoals Certaines données administratives ne sont
gegevens m.b.t. woonverband, de zorg- pas strictement reliées au patient mais
verstrekkers, de praktijk op zijn geheel… peuvent être reliées au domicile, à certains
prestataires de soins, au cabinet en totalité,...
Bij aanpassing, wijziging van bepaalde
identiteitsgegevens blijven de klinische En cas de corrections d’identité, les données
gegevens gekoppeld aan dezelfde patiënt. cliniques restent reliées au patient. Il suffit de
Documenteer hoe de toepassing documenter comment le logiciel est
compatiebel is met het criterium. compatible au critère.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 15
registration of physiotherpist systems
21.10.2021ID_007 De software laat toe om patiëntendossiers Le logiciel doit permettre de donner un
AE+D die de gebruiker niet meer in de lijst van statut "inactif" (>< en cours de soins) aux
actieve dossiers wil zien staan, op inactief dossiers des patients que l'utilisateur ne
(>< wordt verzorgd) te plaatsen, en vice souhaite plus voir apparaître dans la liste des
versa. dossiers actifs et vice versa.
E. Het softwarepakket geeft de gebruiker de Le logiciel permet à l'utilisateur de donner
mogelijkheid om a/d patiëntendossiers aux dossiers de patient un statut concernant
een status toe te kennen over het al dan la réception ou non de soins. Lorsqu'un
niet toegediend krijgen van verzorging. utilisateur désactive un dossier de patient (en
Wanneer een gebruiker een patiënten- pratique, cela est généralement effectué
dossier deactiveert (in de praktijk gebeurt automatiquement par le système lorsqu'un
dit meestal automatisch door het systeem patient ne reçoit plus de soins, ce patient ne
nadat een patiënt geen verzorging meer sera plus présent sur la liste de travail). Les
toegediend krijgt en zal de patiënt niet dossiers "inactifs" sont toujours présents
meer voorkomen op de werklijst). De in- dans le logiciel, ils peuvent être consultés et
actieve dossiers zijn steeds i/h software- ré-activés à tout moment.
pakket aanwezig, kunnen op elk moment
worden geraadpleegd en gereactiveerd.
ID_008 Het systeem moet de historiek v/d versies Le système doit pouvoir reconstituer
AE van een gegeven kunnen reconstrueren l'historique des versions successives d'une
en opstellen volgens de volgende regels : donnée, gérées selon les règles suivantes :
E. Minstens van toepassing op de klinische S'applique au minimum aux données
gegevens. Een interface/gebruikers- cliniques. Une interface/un rapport utilisateur
verslag geeft de verschillende versies affiche les différentes versions.
weer.
ID_008 A. elke versie van een gegeven is A. chaque version de donnée est associée à
AE+D verbonden aan een auteur en een tijdstip un auteur et un moment (date, heure)
(datum, uur) van registratie. d'enregistrement.
E. Zie crit. 9. Voir crit. 9.
ID_008 B. Voor de klinische gegevens, genereert B. Pour les données cliniques, chaque
AE+D elke wijziging (inclusief schrapping) een modification (et ce inclus la suppression)
nieuwe versie van het gegeven, dat génère une nouvelle version de la donnée,
telkens een versienummer krijgt. Het associée à un identifiant de version, et le
systeem kan de historiek reconstrueren système peut reconstituer l'historique de ces
van deze opeenvolgende versies van een versions successives d'une donnée existante
bestaand of verwijderd gegeven. ou supprimée.
E. Elke wijziging v/e gegeven,ook het wissen Chaque modification (suppression incluse)
v/e gegeven, geeft aanleiding tot het aan- d'une donnée de santé donne lieu à la
maken v/e nieuwe versie v/h gegeven. création d'une nouvelle version. Un
Het systeem kan een historiek van de historique des versions peut-être produit. Un
versies aanmaken. Ook het wijzigen v/d changement de statut d'une donnée, par
status v/e gegeven geeft aanleiding tot exemple d'un acte ou d’une prestation
een nieuwe versie van dat gegeven, bv.: planifié en acte effectué, résulte en la
création d'une nouvelle version.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 16
registration of physiotherpist systems
21.10.2021wijzigen v/d status v/e verrichting van
gepland naar verricht. Démontrez et documentez une modification
Toon en documenteer een wijziging van et comment cela crée une nouvelle version
een gegeven, hoe een nieuwe versie en laissant l’ancienne version accessible.
ontstaat en hoe versies toegankelijk zijn.
ID_009 De gegevens hebben mogelijk Les données peuvent avoir, directement ou
AE+D rechtstreeks of onrechtstreeks: indirectement:
1. een auteur(M) 1. un auteur (M)
2. een timestamp (M) 2. un horodatage (M)
3. een oorsprong = van waar komt 3. une origine = d'où vient l'information
de informatie
E. Dit criterium doelt op de richtlijnen over Ce critère a pour but de supporter les
digitale archivering v/d gegevens te directives sur l’archivage numérique des
ondersteunen, hierdoor kunnen de doc. in données qui permet de conserver les
een numeriek formaat worden bewaard documents sous format numérique en leur
waarbij bewijskracht wordt gegarandeerd. garantissant une force probante
Het toepassingsgebied bestaat minstens Le champ d'application s'étend au minimum
uit klinische gegevens waarvoor de aux données cliniques pour lesquelles le
versionering is geactiveerd en alle versioning est activé et TOUS les documents
documenten die het softwarepakket que génère/ ou stoque le logiciel : rapports,
bewaard of genereerd: verslagen, factures, examen, etc.
facturen, onderzoeken, enz.
Auteur: de identiteit van de auteur v/d Auteur: l'identité de l'auteur des données est
gegevens wordt geauthentiseerd ofwel authentifiée soit à l'aide du certificat
op basis v/e identiteitscertificaat dat op d'identité présent sur la carte d'identité
de elektronische identiteitskaart aan- électronique ou d'un autre certificat qui
wezig is, ofwel op basis van een ander satisfait aux dispositions en vigueur
certificaat dat aan de van kracht zijnde
bepalingen voldoet.
Timestamp: datering betekent de aan- Timestamp: horodatage signifie une date de
wezigheid v/e referentiedatum en uur. référence et une heure de référence
De elektronische gegevens kunnen niet Les données électroniques ne peuvent plus
worden gewijzigd na de vermelding van être modifiées après la mention de l'identité
de identiteit van de auteur en na het in du rédacteur et après l'association à une
verband brengen met een referentie- date de référence et une heure de référence
datum en uur.
L’origine : doit être comprise comme la
De oorsprong: moet worden beschouwd source des données,en particulier quand elle
als de gegevensbron, in het bijzonder ne vient pas du prestataire (la source étant
wanneer ze niet van de kinesiste komt par défaut celui-ci). Une prescription ou tout
(hij/zij is standaard de bron ervan). Een autre document importé comme examen a
voorschrift of elk ander als onderzoek une origine qui n’est pas nécessairement le
geïmporteerd document heeft een kinésithérapeute.
oorsprong die niet per se de kinesist is.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 17
registration of physiotherpist systems
21.10.2021ID_010 De software die de gegevens van de Le logiciel qui prend l'option d'archiver les
AE inactieve dossiers archiveert, moet données des dossiers inactifs doit donner la
kunnen verzekeren dat deze gegevens garantie de pouvoir faire réapparaître ces
opnieuw zichtbaar kunnen worden données dans le logiciel.
gemaakt in de software.
E. Het softwarepakket biedt de mogelijkheid Le logiciel permet d'archiver des dossiers
om patiëntendossiers te archiveren. De patient. Les dossiers archivés le sont sans
dossiers worden zonder verlies/vervalsing perte/altération des données. Ces données
van de gegevens gearchiveerd. Deze sont accessibles en lecture par l'utilisateur.
gegevens kunnen door de gebruiker La méthode mise en place pour la
worden gelezen. De methode voor de consulttion est libre.
raadpleging kan vrij worden gekozen.
ID_011 Gewiste klinische gegevens of gegevens Le système n'inclut pas des données
AE die niet relevant zijn voor het produceren cliniques effacées ou non relevantes lors de
of exporteren v/d gegevens worden niet la production ou de l'exportation des
in het systeem opgenomen maar worden données, mais les conserve bien dans la
in de oorspronkelijke database bewaard. base de données d'origine.
E. Dit criterium zegt dat gewiste en Ce critère affirme que les données du
irrelevante gegevens niet geëxporteerd passé irrelevantes et les données effacées
worden. Dit is duidelijk bedoeld voor ne sont pas incluses dans les fichiers
exportbestanden die bestemd zijn voor d'exportation. Ceci est limité aux fichiers
derden. d’exportation destinés aux tiers.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 18
registration of physiotherpist systems
21.10.20213 Theme 1: Standardized structuration and content of the EHR
3.1 Medico-Administrative data
3.1.1 The patient : patient description
ID_012 Elk gegeven kan zijn eigen historiek Chaque donnée peut avoir son propre
AE hebben. historique
E.
ID_012 A. Reden van hospitalisatie. A. Motif hospitalisation.
AE+D
E. Er kunnen meer attributen gekoppeld D'autres éléments pourraient être utiles par
zijn a/h concept hospitalisatie: datum/ rapport à une hospitalisation: date/moment
tijdstip opname/ontslag, departement de l'admission/sortie, département, identité
en de gegevens van het ziekenhuis. de l'hôpital…
ID_012 B. Multidisciplinair teamoverleg B. Concertations multidisciplinaires
AE+D
E. Hier wordt een overleg bedoeld dat zich Sont visés par ce critères les concertations
situeert buiten de behandelende qui se tiennent en dehors du cabinet actuel
praktijk, vb.: een multidisciplinair où les soins sont donnés: par exemple une
overleg i.k.v. ziekenhuisopname. réunion multidiciplinaire dans le cadre d'une
admission à l'hôpital.
Heeft meerdere elementen: datum, Comprend plusieurs éléments: la date, les
deelnemers (HCParties), content (het participants (HCparties), contenu (le narratif)
verhaal) en conclusion (besluiten). et conclusion (les conclusions).
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 19
registration of physiotherpist systems
21.10.2021ID_013 De software laat toe de patiënt te Le logiciel permet d'identifier le patient via le
AE+D identificeren aan de hand van het INSZ- NISS.
nummer.
E. Dit criterium stelt dat het INSZ één van de Le critère indique que le code NISS doit être
opzoekcriteria voor patiënten moet zijn un des critères de recherche des patients (à la
(bij de gebruikersinterface en bij de saisie interface utilisateur et à l’intégration de
integratie van externe documenten / documents/résultats externes). Il est donc
resultaten).Het moet dus mogelijk zijn nécessaire de pouvoir :
om:
- het INSZ in te voeren in de database - Saisir le numéro NISS de vérifier
na te gaan of er een patiënt met l’existence dans la base de données d’un
hetzelfde INSZ is en te voorkomen patient avec le même numéro NISS et
dat het INSZ opnieuw ingevoerd d’empêcher la saisie de ce numéro pour
wordt voor een nieuwe patiënt un autre patient, si cela est le cas
- Ingeven van een INSZ code om een - Saisir un code NISS afin d’ouvrir un
dossier te openen. dossier d’un patient.
- Ingeven van de INSZ code bij de - Saisir le code NISS lors de la création
manuele creatie v/e dossier en manuelle d’un dossier et contrôle sur
controle op eerder bestaan van een l’existence ou non d’un patient avec le
patiënt met dezelfde code. même code NISS.
Een INSZ-nummer moet uniek zijn in de Un numéro INSZ/NISS doit être unique dans
database. la base de données.
ID_014 De software laat toe een onvolledige Le logiciel permet la création d'une fiche
AE+D patiëntenfiche aan te maken. Deze fiche patient incomplète. Cette fiche peut être
kan op elk ogenblik worden aangevuld. complétée à tout moment.
E. Met 'onvolledig patiëntendossier' Par "fiche patient incomplète" nous
bedoelen we bv. een dossier voor een entendons par exemple un dossier pour un
patiënt zonder bekende voornaam of patient sans prénom connu ou sans date de
zonder geboortedatum (volledig) of naissance (complète) ou sans numéro NISS
zonder INSS-nummer. Laat zien dat een Démontrez qu'un tel dossier peut être créé
dergelijke map kan worden gemaakt en et ensuite mis-à-jour.
vervolgens kan worden bijgewerkt.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 20
registration of physiotherpist systems
21.10.2021ID_016 De minimale velden die de software Les champs minimum à prévoir dans le
AE+D moet voorzien zijn: logiciel pour définir un patient sont :
- Naam - nom
- Voornamen - prénoms
- Geboortedatum - date de naissance
- geslacht - sexe
- INSZ (identificatienummer van de sociale - NISS (Numéro d'Identification de la
zekerheid)
Sécurité Sociale)
- nummer v/h ziekenfonds van - numéro de la mutualité d'affiliation
aansluiting - codes Titulaires 1 / Codes Titulaires 2
- codes Gerechtigde 1/Codes (CT1/CT2).
Gerechtigde 2 (CG1/CG2). - numéro d'inscription à la mutualité ou
- inschrijvingsnummer bij het CPAS ou autre
ziekenfonds, het OCMW of andere - code titularis
- code gerechtigde - adresse; code postal; localité
- adres, postcode, gemeente (Domiciliation (M), (adresses multiples
(domicilie (M), (meerdere adressen doivent être possibles en fonction du
mogelijk: verzorgingsadres 1 , soin)
verzorgingsadres x) - médecin prescripteur
- behandelende arts - médecin généraliste
- huisarts - langue
- taal - tel
- telefoonnummer - nationalité
- nationaliteit - profession
- beroep - lieu de prestation (cabinet, domicile du
- plaats van prestatie (rusthuis, patient, maison médicale, maison de
medisch centrum,...) repos, etc.)
- extra informatie - renseignements complémentaires
Contactpersoon: Personne de contact:
- naam - nom
- voornamen - prénoms
- elatie met de patiënt - relation avec le patient
- familiale band - lien familial
- adres, postcode, gemeente - adresse; Code postal; Localité
- telefoonnummer, gsm, e-mailadres - tél; GSM; Email
Identificatiegegevens van verzekeraars - Données d'identification des organismes
verzekeringen : assureurs - assurances :
- identificatiecode of -nummer - code ou numéro d'identification
- naam instelling - nom organisme
- contactgegevens (bijvoorbeeld - coordonnées (par exemple adresse,
adres, postcode, gemeente, code postal, localité, téléphone, fax,
telefoon, fax, email, website,enz) email, site web, etc) de l'organisme
van de verzekeringsinstellling - nom et coordonnées (par exemple
- naam en contactgegevens adresse, code postal, localité,
(bijvoorbeeld adres, postcode, téléphone, fax, gsm,
gemeente, telefoon, fax, gsm, e- - email, etc) de la personne de contact.
- mail, enz.) van de contactpersoon.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 21
registration of physiotherpist systems
21.10.2021E. De behandelende arts is niet Le médecin traitant n'est pas nécessairement
noodzakelijk een huisarts. Bijvoorbeeld un médecin généraliste. Par exemple :
wanneer een patiënt uitsluitend door lorsqu'un patient n'est traité que par un
een specialist wordt behandeld. Het spécialiste. L'absence de l'un des éléments
ontbreken van 1 van de bovenvermelde ci-dessus entraînera un échec pour ces
elementen zal het niet slagen voor dit critères.
crt. inhouden.
De sector bevestigd dat de gegevens Le secteur confirme que les donnéees
die eerst verplicht waren (naam, intitiallement obligatoir lors de l’encodage
voornaam en DOB) steeds verplicht de la fiche le sont au moment de la
blijven vanaf het moment van facturatie. facturation. Ce mechanisme sera testé
Dit zal getest worden tijdens de audit. pendant l’audit.
Dit zijn identificatiegegevens die
moeten kunnen worden ingevoerd, Ce sont des données d'identification qui
zonder verplichting voor de gebruiker. doivent pouvoir être saisies, sans obligation
pour l'utilisateur.
• de minimaal TE VERSTREKKEN velden
om een patiënt te definiëren = alle
velden die op een of ander moment • les champs minimum A PREVOIR pour
nodig zijn om deze patiënt zowel définir un patient = tous les champs
administratief als klinisch te beheren nécessaires à un moment ou un autre pour
• hoe lang mag het formulier onvolledig gérer ce patient tant sur le plan administratif
blijven? maakt niet uit, dit bestand is que clinique
"dynamisch"; het moet indien nodig • combien de temps la fiche peut-elle rester
worden aangevuld of gewijzigd. incomplète? Pas d'importance, cette fiche
• adres niet verplicht -> OK voor ID 014 est "dynamique"; elle est à compléter ou à
niet OK voor ID 016 modifier chaque fois que nécessaire.
• Te maken onderscheid verzekerings- • adresse pas obligatoire ->OK pour ID 014
nummer = nr. van de onderlinge pas OK pour ID 016
verzekeringsmaatschappij van de • distinction à faire numéro de la mutualité
patiënt (306, 509) CT1 / CT2 = d'affiliation = N° de la mutuelle à laquelle le
TECHNISCHE code (en niet houder) = patient est affilié (306, 509) CT1/CT2 = code
status (110, 130 enz.) Van de houder (en TECHNIQUE (et non titulaire) = statut (110,
gelieerde ondernemingen die 130 etc) du titulaire(et des affiliés qui sont à
afhankelijk zijn van deze houder bijv. la charge de ce titulaire ex. enfants,
Kinderen, opgaande lijn enz. Die onder scendants, etc vivant sous le même toit
hetzelfde dak wonen) registratienr. bij numéro d'inscription à la mutualité ou CPAS
het ziekenfonds of OCMW = Lidnr. dat = N° de membre qui figure encore souvent
op de stickers staat (normaal vervangen sur les vignettes (normalement remplacé par
door de NISS) de houdercode (T1 of T2) le NISS) le code titulaire (T1 ou T2)
bepaalt of de patiënt de hoofdhouder is détermine si le patient est le titulaire
of niet) -> het zou al duidelijker (?) zijn principal ou non ) -> ce serait déjà plus
om de term technische code te clair(?) d'utiliser le terme code technique
gebruiken om een duidelijk onderscheid pour bien différencier "CT" et "T" (repris sur
te maken tussen "CT" en "T". les vignettes) en résumé : les données
suffisantes pour identifier un patient et sa
mutuelle sont :
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 22
registration of physiotherpist systems
21.10.2021Samengevat: de gegevens die - N° de sa mutuelle (ex 316)
voldoende zijn om een patiënt en zijn - nom, prénom
mutualiteit te identificeren, zijn: - NISS
- verzekeringsnummer (ex 316)
- achternaam voornaam
- NISS
CT1 / CT2 (ex 130/130) maar veel CT1/CT2 (ex 130/130) mais beaucoup de
onderlinge maatschappijen gebruiken mutuelles utilisent encore le N° d'affiliation
nog steeds het aansluitingsnummer en et le niveau de titularité (T1ou T2)
het eigendomsniveau (T1 of T2) ID92. ID92.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 23
registration of physiotherpist systems
21.10.2021ID_018 De software dient de volgende Le logiciel contient et présente les
AE+D informatie te bevatten en weer te geven informations ci-dessous concernant les
met betrekking tot het zorgteam van de intervenants = équipe de soins (incl
patiënt (incl. voorschrijvers): prescripteurs):
- INSZ - NISS
- RIZIV-nummer - numéro INAMI
- beroep/specialisatie - profession/spécialisation
- naam - nom
- adres - addresse
- contactgegevens (tel, GSM, mail) - coordonnées (tél., GSM, e-mail)
- bankgegevens - coordonnées bancaires
- bijkomstige informatie - informations supplémentaires
- groepspraktijklid - member du group
- KBO-nummer - numero d’entreprise
E. Dit criterium veronderstelt het beheer Ce critère suppose que l'on supporte le
van het zorgteam. Het zorgteam omvat concept de 'l'équipe de soins". L'équipe de
alle professionele zorgverstrekkers met soins comporte tous les professionnels de
hun respectieve rol ten overstaan van de soins concernés tout en précisant leurs rôles
patiënt. envers le patient.
Het omvat de huisartshouder v/h GMD, Cela comprend le médecin généraliste,
de voorschrijver die eventueel kan éventuellement le titulaire du DMG,
verschillen, 1 of meerdere medische l’infirmier, le kinésithérapeute, le podologue,
specialisten, verpleegkundige, kiné, un éducateur dans le cadre des trajets de
podoloog, educator in het kader v/e soins, etc.
zorgtraject, etc.
Alle velden moeten niet verplicht worden Tous les champs ne doivent pas être remplis
ingevuld maar moeten wel beschikbaar obligatoirement mais bien disponibles. Si le
zijn. Indien het softwarepakket voor een logiciel est destiné à un groupement de
groepering van verpleegkundigen is be- kinésithérapeutes (pas de cabinets
stemd (geen individuele kabinetten), zijn individuels), les informations bancaires et le
de bankgegevens & het KBO-nr. niet numéro BCE ne sont pas obligatoires.
verplicht. Indien 1 van de bovenvermelde L'absence de mise en œuvre d'un des
elementen niet wordt geïmplementeerd, éléments énumérés ci-dessus entraînera un
houdt dit het niet slagen voor dit crt. in. échec pour ce critère.
Audit-voorbeeld: Exemple d'audit:
- Registreer het zorgteam voor een - Enregistrez l'équipe de soins pour un
patiënte. patient.
- Voeg een zorgverstrekker bij. - Ajoutez un professionnel de soins.
- Verwijder een zorgverstrekker. - Supprimez un professionnel de soins.
- Wijzig bepaalde gegevens voor een - Modifiez certaines données concernant
zorgverstrekker. un professionnel de soins.
ID_019 De software beheert het concept van Le logiciel gère le concept de l'équipe de
AE het zorgteam en geeft informatie weer soins et visualise des informations sur les
over de zorgverleners die betrokken zijn intervenants en charge du patient, au
met de patiënt, met een minimum van minimum pour les intervenants suivants :
volgende zorgverleners:
- huisarts/behandelende arts(en) - le médecin généralise
- voorschrijvende arts - le médecin prescripteur
- arts-specialist - le/les médecins specialists
- behandelende kinesitherapeut - le kinésithérapeute en charge
- behandelende verpleegkundige - l’infirmier en charge
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 24
registration of physiotherpist systems
21.10.2021- zorgkundige - aide soignante
- huishoudelijke hulp - aidant proche
- ziekenhuisassistent - l’assistant en soins hospitaliers
- coördinatiecentrum - centre de coordination
E. Het softwarepakket geeft het zorgteam Le logiciel affiche l'ensemble de l'équipe de
per patiënt weer. De min. attributen soins par patient. Les attributs minimaux que
waaraan elke zorgverlener moet chaque professionnel de la santé doit
voldoen, worden opgesomd in crit. 18. posséder sont énumérés dans le critère 18.
Het ontbreken van een van de L'absence de l'un des éléments énuméré ci-
bovenstaande items zal resulteren in dessus entraînera un « fail » pour ce critère.
een fail.
ID_017 De software ondersteunt het creëren/ Le logiciel aide à la création ou à
AE+D actualiseren v/d gegevens v/d patiënt l'actualisation des données du patient à
op basis v/h uitlezen van de eID voor partir de la lecture de la carte eID au
minstens de volgende gegevens: minimum pour les éléments :
- naam - nom
- voornamen - prénoms
- geboortedatum - date de naissance
- geslacht - sexe
- INSZ - NISS (Numéro d'Identification de la
- adres, postcode, gemeente Sécurité Sociale)
- adresse; Code postal; Localité
E. De applicatie genereert een verwittiging L'application crée un avertissement
wanneer er een incoherentie wordt vast- lorsqu'une incohérence entre le dossier du
gesteld tussen het patiëntendossier en patient et la carte d'identité est détectée.
de identiteitskaart. Het softwarepakket le logiciel offre la possibilité de modifier la
biedt de mogelijkheid om de gegevens- base de données sur la base de la carte
bank te wijzigen op basis v/d identiteits- d'identité.Le soft doit être en mesure de lire
kaart. De software moet in staat zijn om la carte eID et de capter le numéro NISS.
de eID kaart te lezen en het INSZ nr. te
capteren.
Dit betekent niet dat de eID kaart de Cela ne veut pas dire que la carte eID doit
enige methode is om toegang te hebben être la seule façon d'accéder à un dossier
tot het dossier van een patiënt. Men d'un patient. On doit pouvoir lire la carte e-
moet een eID kaart kunnen inlezen en ID et constater qu’il n’existe pas de dossier
daarbij vaststellen dat het dossier niet pour ce patient. Conséquence : une routine
bestaat. Gevolg: dossier wordt de création de dossier est activée.
aangemaakt.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 25
registration of physiotherpist systems
21.10.2021You can also read
