Digital Project Coordinator (210927)
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VACANCY NOTIFICATION/ NOTIFICATION DE LA VACANCE DU POSTE
Digital Project Coordinator (210927)
Primary Location: Belgium-Brussels
NATO Body: NATO International Staff (NATO IS)
Schedule: Full-time
Application Deadline: 04-Jan-2022
Salary (Pay Basis): 3,498.71Euro (EUR) Monthly
Grade: NATO Grade G8-G10
Clearance Level: NS
Description
1. SUMMARY
NATO’s Public Diplomacy efforts serve a vital function within the Alliance by communicating its
purpose and priorities to audiences worldwide. In fulfilling this role, the Public Diplomacy Division
(PDD) actively strengthens NATO’s public image, thereby fostering trust in and support for the
Alliance. The Division also acts as coordinator for strategic communication activities across all
NATO civilian and military bodies and commands.
The Communications Services Section (COMS), PDD’s digital outreach team, enables PDD to take
a landscape approach to digital communication, including the strategic conception, acquisition,
production, management, marketing and distribution of multimedia content to engage the Alliance’s
audiences in NATO missions, events, operations and activities. COMS comprises two interlinked
teams that manage, respectively: content planning, creation and marketing; and NATO’s
communication platforms and infrastructure, to include NATO’s broadcast operations and the
NATO website.
Communications Services is looking for a keen digital communicator to work on all aspects of the
web editorial content lifecycle for the planning, production, launch, promotion, and assessment of
web communication products; the incumbent also enriches, optimises and monitors existing web
content. This role has a particular focus on increasing the engagement of web users and enriching
web platforms, through the use of multimedia (photos; videos, including animations; infographics).
S/he is also accountable for efficiently handling a range of duties in project coordination and
organisational administrative matters. The incumbent reports to the Head of the Web Editorial
team, and works under the overall supervision of the Principal Editor.
2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE
ESSENTIAL
The incumbent must possess:
1• a good general education, at least to higher secondary level or to secondary level
complemented by vocational training in a relevant field such as web communications, strategic
communications, marketing and branding, or social media;
• a minimum of 4 years’ professional experience, of which 3 in digital communications;
• experience in the planning, implementation and completion of digital communications projects
related to content creation. (i.e. web writing, copy-editing, processing photos, video and audio for
web/social media, marketing, branding, and in general building engagement and providing
enrichment for an organisation’s online platforms and, in particular, its website);
• excellent communication skills and strong, confident and diverse content creation skills;
• expertise in web and computer applications (Microsoft Office suite or similar, CMS, social
media applications, web analytical tools);
• the following minimum levels of NATO’s official languages (English/French): V (“Advanced”) in
one; I (“Beginner”) in the other.
DESIRABLE
The following would be considered an advantage:
• a university degree related to communications;
• excellent drafting skills in one of NATO’s official languages (English or French);
• practical experience in copy-editing;
• practical experience in improving content with SEO techniques;
• practical experience with enterprise social media;
• practical experience with multilingual workflow;
• practical experience with such relevant software packages as Adobe CC;
• knowledge of international political affairs;
• fluency in other NATO and/or partner country languages;
• familiarity with NATO and other European or Atlantic institutions;
• good presentation and briefing skills.
3. MAIN ACCOUNTABILITIES
Expertise Development
Provide technical expertise and recommendations to enrich, optimise and monitor web products.
Provide support in all stages of planning, preparation, production, and implementation, especially
for visually engaging web products that use photos and videos, and make recommendations for
technical improvements, including, but not limited to, localisation in NATO and/or NATO partner
country languages. Assist in the management of broader communications initiatives within the
section or PDD.
Information Management
Provide support for web content inventory on an ongoing basis. Monitor and maintain oversight of
content on the NATO website in view of planning and coordinating with content generators
division-wide. Draft and/or edit emails, documents, letters or memoranda as required to be
forwarded within NATO or to external authorities. Retrieve and transmit relevant information and
2documentation to internal and external stakeholders. Proofread, copy edit, verify and validate,
where appropriate, team products and tools prior to launch or reproduction.
Stakeholder Management
Identify and communicate instructions and deadlines, as well as provide guidance, to internal and
external suppliers (e.g. graphic- and web-designers, multimedia producers, technical teams,
translation agencies, etc.). Cooperate with staff of other Sections and other International Staff
(IS)/International Military Staff (IMS) Divisions as well as NATO Agencies and Commands in the
planning and execution of various communications projects.
Knowledge Management
Enhance the institutional knowledge base and technical know-how of NATO in the realm of
communications and facilitate access to relevant information.
Project Management
Perform tasks related to the design, planning, preparation and implementation, promotion,
monitoring and assessment phases of team projects (digital, audiovisual and social media projects)
in an efficient, structured, coordinated, integrated and timely manner.
People management
Develop relations within the section, the division and NATO-wide to acquire a solid understanding
of the Organisation’s digital landscape, while providing support to create synergies among different
digital content generators.
Perform any other related duty as assigned.
4. INTERRELATIONSHIPS
The incumbent reports to the Head of the Web Editorial team. The incumbent works under the
overall direction of the Principal Editor and liaises with a broad range of external suppliers,
including designers, multimedia producers, technical teams, TV producers, translation agencies,
etc. S/he has regular interaction with a broad range of international customers, including staff
members of other Divisions of the International Staff (IS)/International Military Staff (IMS), NATO
Agencies and Commands, members of national Delegations, as well as a broad range of
customers using NATO corporate communications products and services. S/he must also maintain
good working relationships with the other staff of the Unit, the Section and the Public Diplomacy
Division.
Direct reports: N/a
5. COMPETENCIES
The incumbent must demonstrate:
• Achievement: Works to meet standards;
• Analytical thinking: Seeks basic relationships;
• Clarity and Accuracy: Checks own work;
• Conceptual thinking: Sees patterns based on life/work experience;
3• Customer Service Orientation: Takes personal responsibility for correcting problems;
• Empathy: Reads non-verbal cues and understands meanings;
• Impact and influence: Takes multiple actions to persuade;
• Initiative: Is decisive in a time-sensitive situation;
• Teamwork: Cooperates
6. CONTRACT
Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration
contract of three years’ duration; possibility of an indefinite duration contract thereafter.
Contract clause applicable:
In accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations, the successful candidate will receive
a definite duration contract of three years, which may be followed by an indefinite duration contract.
If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO’s member
States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further
period of up to 3 years subject to the agreement of the national authority concerned. The maximum
period of service in the post as a seconded staff member is six years.
Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel
Régulations.
NOTE: Irrespective of previous qualifications and experience, candidates for twin-graded posts will
be appointed at the lower grade. Advancement to the higher grade is not automatic, and will not
normally take place during the first three years of service in the post.
Under specific circumstances, serving staff members may be appointed directly to the higher
grade, and a period of three years might be reduced by up to twenty four months for external
candidates. These circumstances are described in the IS directive on twin-graded posts.
7. RECRUITMENT PROCESS
Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries.
Applications must be submitted using e-recruitment system, as applicable:
• For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (link);
• For all other applications: www.nato.int/recruitment
Please note that at the time of the interviews, candidates will be asked to provide evidence of their
education and professional experience as relevant for this vacancy.
Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities
of the selected candidate) and approval of the candidate’s medical file by the NATO Medical
Adviser.
More information about the recruitment process and conditions of employment, can be found at our
website (http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm).
8. ADDITIONAL INFORMATION
NATO is committed to diversity and inclusion, and strives to provide equal access to employment,
advancement and retention, independent of gender, age, nationality, ethnic origin, religion or belief,
4cultural background, sexual orientation, and disability. NATO welcomes applications of nationals
from all member Nations, and strongly encourages women to apply.
Building Integrity is a key element of NATO’s core tasks. As an employer, NATO values
commitment to the principles of integrity, transparency and accountability in accordance with
international norms and practices established for the defence and related security sector. Selected
candidates are expected to be role models of integrity, and to promote good governance through
ongoing efforts in their work.
Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or e-
mail enquiries cannot be dealt with.
Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another
post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary
requirements.
The nature of this position may require the staff member at times to be called upon to travel for
work and/or to work outside normal office hours.
The organization offers several work-life policies including Teleworking and Flexible Working
arrangements (Flexitime) subject to business requirements.
Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-
smoking environment.
For information about the NATO Single Salary Scale (Grading, Allowances, etc.) please visit our
website. Detailed data is available under the Salary and Benefits tab.
5Coordonnateur/Coordonnatrice Projets numériques (210927)
Emplacement principal: Belgique-Bruxelles
Organisation: OTAN SI
Horaire: Temps plein
Date de retrait: 04-janv.-2022
Salaire (Base de paie): 3 498,71Euro (EUR) Mensuelle
Grade: NATO Grade G8-G10
Niveau de l'habilitation de sécurité: NS
Description
1. RÉSUMÉ
Les activités de diplomatie publique de l’OTAN sont d’une importance capitale pour l’Alliance, car
elles font connaître son but et ses priorités aux publics du monde entier. À cet effet, la Division
Diplomatie publique (PDD) s’attache à promouvoir l’image publique de l’OTAN, de façon à
renforcer le capital de confiance et le soutien dont bénéficie l’Alliance. Elle assure en outre la
coordination des activités de communication stratégique de tous les organismes civils et militaires
et commandements de l’OTAN.
La Section Services Communication (COMS) de la PDD, qui constitue son équipe de
communication numérique, permet à la Division d’aborder de manière globale tous les aspects de
la communication numérique, notamment la conception stratégique, l’acquisition, la production, la
gestion, le marketing et la diffusion de contenus multimédia, lorsqu’il s’agit de s’adresser aux
divers publics de l’Alliance à l’occasion de missions, d’événements, d’opérations ou d’activités de
l’OTAN. La Section COMS comprend deux équipes interdépendantes, qui gèrent respectivement
la planification, la création et le marketing de contenu d’une part, et les plateformes et
infrastructures de communication de l’OTAN d'autre part, à savoir les studios de radio et de
télévision et le site web de l’OTAN.
La Section COMS recherche une communicante/un communicant enthousiaste pour travailler sur
tous les aspects du cycle de vie des contenus web pour la planification, la production, le
lancement, la promotion et l’évaluation des produits de communication web ; par ailleurs, la/le
titulaire du poste enrichit et optimise les contenus web existants et en assure le suivi. Ce rôle est
particulièrement axé sur le renforcement du dialogue avec les utilisateurs web et sur
l’enrichissement des plateformes web (photos ; vidéos, y compris animations ; infographies). La/Le
titulaire doit également s'acquitter avec efficacité de toute une gamme de tâches de coordination
de projets et de soutien d'ordre administratif ou organisationnel. La/Le titulaire du poste relève de
la/du chef de l’équipe de rédaction web et travaille sous la supervision générale de la rédactrice
principale/du rédacteur principal.
2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
ACQUIS ESSENTIELS
La/Le titulaire du poste doit :
• avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ou bien du
niveau secondaire inférieur mais avec une formation professionnelle complémentaire dans un
6domaine pertinent (communication web, communication stratégique, marketing & image de
marque, médias sociaux) ;
• posséder au moins quatre années d’expérience professionnelle, dont trois ans dans le domaine
de la communication numérique ;
• avoir une expérience de la planification, de la mise en œuvre et de la réalisation de projets de
communication numérique relatifs à la création de contenu : rédaction pour le web, révision,
traitement vidéo et audio pour le web/les médias sociaux, marketing & image de marque et, de
manière générale, renforcement du dialogue et enrichissement des contenus sur les plateformes
en ligne d’une organisation, en particulier son site web.
• posséder d’excellentes compétences en communication et de très bonnes aptitudes de
création de contenus, et faire preuve d’aisance et de polyvalence ;
• bien connaître les applications web et les outils informatiques (suite Microsoft Office ou
similaire, CMS, applications de médias sociaux, outils d’analyse web) ;
• avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l'une des deux langues
officielles de l'OTAN (français/anglais) et le niveau I (« débutant ») dans l’autre.
ACQUIS SOUHAITABLES
Seraient considérés comme autant d’atouts :
• un diplôme universitaire dans le domaine de la communication ;
• d’excellentes aptitudes rédactionnelles dans l'une des deux langues officielles de l'OTAN
(français ou anglais) ;
• une expérience pratique de la révision ;
• une expérience pratique de l’amélioration de contenus avec des techniques d’optimisation pour
les moteurs de recherche (SEO) ;
• une expérience pratique des médias sociaux d’entreprise ;
• une expérience de l’organisation du travail multilingue ;
• une expérience pratique de progiciels pertinents comme Adobe CC ;
• une connaissance des questions politiques internationales ;
• une bonne maîtrise de langues d'autres pays membres et/ou pays partenaires de l'OTAN ;
• une bonne connaissance de l'OTAN et d'autres institutions européennes ou atlantiques ;
• de bonnes aptitudes à la présentation orale.
3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Développement de l'expertise
Apporte une expertise technique et formule des recommandations pour enrichir et optimiser les
produits web et en assurer le suivi. Apporte un soutien à toutes les étapes de la planification, de la
préparation, de la production et de la mise en œuvre, en particulier de produits web visuellement
attrayants utilisant des photos et des vidéos, et recommande des améliorations techniques,
s’agissant notamment - mais pas uniquement - de localisation dans les langues de pays membres
et/ou de pays partenaires de l’OTAN. Aide à la gestion des actions de communication, au sens
large, au sein de la Section ou de la PDD.
Gestion de l’information
Apporte un soutien pour l’inventaire permanent des contenus web. Assure le suivi et la supervision
7des contenus du site web de l’OTAN à des fins de planification et de coordination avec les
producteurs de contenu dans l’ensemble de la Division. Rédige et/ou revoit les courriels,
documents, lettres ou mémos qui doivent être diffusés dans le cadre de l'OTAN ou transmis à des
autorités extérieures. Recherche et transmet les informations et documents pertinents aux parties
prenantes internes et externes. Relit/Corrige, vérifie et valide, s'il y a lieu, les produits et
instruments de son équipe avant leur lancement ou reproduction.
Gestion des parties prenantes
Fixe et communique les instructions, les échéances et les orientations aux fournisseurs intérieurs
et extérieurs (graphistes, concepteurs de sites web, producteurs multimédia, équipes techniques,
agences de traduction, etc.). Coopère avec les agents des autres sections et des autres divisions
du SI/de l'EMI ainsi qu'avec les agences et commandements de l'OTAN pour la planification et
l'exécution des différents projets de communication.
Gestion des connaissances
Contribue à l'enrichissement de la base de connaissances et du savoir-faire technique de l'OTAN
dans le domaine de la communication, et facilite l'accès aux informations utiles.
Gestion de projet
Participe de manière efficace, structurée, coordonnée, intégrée et rapide aux travaux menés au
cours des phases de conception, de planification, de lancement, de suivi et d'évaluation des
projets d'équipe (numériques audiovisuels ou médias sociaux).
Gestion des personnes
Développe ses relations au sein de la Section et de la Division, et dans l’ensemble de l'OTAN, afin
d’acquérir une solide connaissance du paysage numérique de l’Organisation, tout en apportant un
soutien afin de créer des synergies entre les différents producteurs de contenus numériques.
S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.
4. STRUCTURES ET LIAISONS
La/Le titulaire de ce poste relève de la/du chef de l’équipe de rédaction web. Elle/Il travaille sous la
direction générale de la rédactrice principale/du rédacteur principal, et se tient en liaison avec un
large éventail de fournisseurs extérieurs, notamment les concepteurs, les producteurs
TV/multimédia, les équipes techniques et les agences de traduction. Elle/Il est en contact régulier
avec des clients internationaux nombreux et divers, dont les agents des autres divisions du SI/de
l'EMI et des agences et commandements OTAN, les membres des délégations nationales, ainsi
qu'avec des clients d'horizons divers qui sont les principaux utilisateurs des produits et services de
la communication institutionnelle OTAN. Il/Elle doit également entretenir de bonnes relations de
travail avec les autres agents de l'Unité, de la Section et de la Division Diplomatie publique.
Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet.
5. COMPÉTENCES
La/Le titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :
8• Recherche de l’excellence : travaille dans le respect des normes.
• Réflexion analytique : discerne les relations élémentaires.
• Clarté et précision : vérifie son travail.
• Réflexion conceptuelle : discerne les constantes entre situations sur la base de l’expérience
privée/professionnelle.
• Souci du service au client : s'engage personnellement à résoudre les problèmes.
• Empathie : détecte les indices non verbaux et en comprend la signification.
• Persuasion et influence : prend différentes mesures à des fins de persuasion.
• Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre.
• Travail en équipe : coopère.
6. CONTRAT
Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans ; qui
pourra être suivi d'un contrat de durée indéterminée.
Clause contractuelle applicable :
Conformément au Règlement du personnel civil de l'OTAN, la personne retenue se verra offrir un
contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un contrat de durée
indéterminée.
Si la personne retenue est détachée de l'administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra
offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités
nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste,
la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans.
Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du
personnel civil de l’OTAN.
NOTE: Quelles que soient leurs qualifications et leur expérience, les candidat(e)s retenu(e)s pour
un poste à grade jumelé sont nommé(e)s au grade le moins élevé. La promotion au grade le plus
élevé n’est pas automatique et n’est en principe pas accordée au cours des trois premières
années passées dans le poste.
Lorsque certaines conditions sont réunies, l’agent en fonction peut être nommé immédiatement au
grade le plus élevé, et la période de trois ans peut être réduite, d’un maximum de vingt-quatre
mois, pour les candidat(e)s externes. Ces conditions sont décrites dans la directive du Secrétariat
international relative aux postes à grades jumelés.
7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT
On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l’OTAN pourront être
acceptées.
Les candidatures doivent être soumises via l'un des liens suivants :
Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement : veuillez postuler via le portail interne
de recrutement ;
Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment
Veuillez noter : Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter des
justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste.
9La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités
du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier
médical par le/la médecin conseil de l'OTAN.
Pour plus d’informations concernant le processus de recrutement et les conditions d’emploi,
veuillez vous référer au site suivant. http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm.
8. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Voir la version anglaise.
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