Quality Assurance Records - FAQ Dossier d'assurance de la qualité - FAQ - CDHO
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Quality Assurance Records – FAQ Dossier d’assurance de la qualité – FAQ
(Le français suit)
At this point, you are the only one who has seen your Quality Assurance records report. It will be forwarded
to the Quality Assurance Committee for their review. If you are submitting additional information to clarify
what you have previously submitted, this will go to the Committee along with your original Quality Assurance
records submission and will be considered together. It is generally to your benefit to provide additional
information or clarification. Please use the assessor’s report to your advantage to assist you in making your
submission.
NOTE: If you letter indicates that you are required to participate in an onsite practice review, please
skip to question 9 below.
1. I just received the assessor’s report and I have some of the sections marked as “4”. I see from
the legend that this means “Deficiencies Noted”. How do I know what the deficiencies are?
The assessor’s comments at the bottom of the report will help you to understand what is missing or what
additional information is needed in order to complete your assessment. For example, if the assessor has
indicated that more information is needed about what was learned, how you changed your practice or how
your clients have benefited when you completed a goal, you are free to add additional information to what
you have already submitted in your Learning Portfolio. Similarly, if the report indicates something is missing,
such as a bibliography details, this can be corrected and submitted. Any additions or corrections you make
must be typed submissions. Please note, these changes cannot be made in your SMILE portal.
2. Am I at risk of losing my registration as a dental hygienist?
Provided you follow the direction given to you by the Quality Assurance Committee, you are not at risk. To
date, you have demonstrated your full compliance with the Committee’s request by submitting your records
for assessment.
The Quality Assurance Program is designed to be remedial in nature and the Committee aims to help bring
practices up to standard by working with dental hygienists hand-in-hand. Their decisions and directions are
not intended to punish but rather to ensure that your clients get the safe, high-quality dental hygiene care
they deserve.
3. What do I do if my report says No Proof of CPR / CPR Not Submitted?
Maintaining current CPR is a standard of practice. While the QA Committee understands that CPR courses
have been unavailable for much of the last year due to the pandemic, registrants are still expected to
demonstrate proof that they had CPR prior to the pandemic by submitting their expired certificate. If you do
not have current CPR and you are practising dental hygiene in Ontario, you can submit your expired CPR
certificate now. If you are not working, you can submit a letter of explanation to the Committee. In some
cases, the Committee may ask for an undertaking to be signed, indicating the requirement for you to recertify
before you return to practice.
14. My report says that my CPR may not be valid because Level C does not include bag-valve-mask
/ ambu-bag training. What do I do?
Per the Guidelines for Continuing Competency, a valid CPR course must include bag-valve-mask training
and Level C CPR does not normally include this. However, some course providers may have included
it based on the knowledge that it is required for dental hygienists. You should check with your course provider
to find out if you do have the appropriate training. You do not need to follow up with the College on
this matter, just ensure you have the correct CPR certification that includes all requirements set out in the
Guidelines.
5. The assessor’s comments say that more information is needed about what I learned, how my
practice changed, and how my clients are benefiting from my learning. How can I fix this?
This is in reference to the information provided in the Report on Learning section for your goal(s). The
assessor will have noted which goals need more explanation (e.g. or Goal #10 or 2016 Goal #1). The
Committee is particularly interested in hearing about what you have learned and the changes that you have
made to your practice, that were based on your learning and that have improved the treatment you provide
to your clients. Often, what is reported in the Report on Learning may have been too vague. Although point
form is an acceptable writing style, you should still take care to include detailed information. For guidance,
please review the article titled “Learning Goals: How to Write Them, Achieve Them and Report on Them”, on
page 22 of the 2017 Issue 2 of Milestones (available at cdho.org).
6. My report says that I have “Insufficient Hours” and/or “Unacceptable Activities”. How can I fix
this?
The requirements for the Learning Portfolio are set out in the Requirements of the Quality Assurance Program
and Guidelines for Continuing Competency on our website. Included in the Guideline, is a list of acceptable
activities. Dental hygienists who have chosen Path 1 are required to complete 75 hours of acceptable
activities over any three-year period. Credit for up to 15 hours can be obtained by completing non-goal related
activities. The remaining hours should be obtained from completing activities related to your goals.
• If you have insufficient hours due to “no credit being given because more information is
required”: You can provide this required information. This applies to insufficient bibliography details,
more information required about what was learned, changes to practice, and benefits to clients, or
any other information the assessor indicated is missing or incomplete. If the Committee accepts the
additional information, your hours will be credited.
• If you have insufficient hours because some of the activities you completed are listed as
“Unacceptable Activities”: You can submit a learning plan outlining what you intend to do in order
to reach the required hours. The Committee appreciates when you are proactive in a case like this,
as you are the best person to choose activities based on your own needs. If you have already
completed suitable learning activities in 2021, the Committee may accept these activities to replace
2the unsuitable ones that were submitted in your Learning Portfolio. In this case, you can report on
the learning you have already done and request that the Committee consider your request to use
these hours to meet the requirements of your audit.
7. The assessor report says that I have insufficient bibliography information. Why does this matter
and can I submit this information now?
The assessor uses the bibliography details to confirm your activities and give you credit for the hours you
have recorded. If they were unable to confirm the activities, they may not have added these hours into your
total. You can submit the missing bibliography information that will allow for confirmation of your activities
and give you credit for the time spent.
8. What do I do if the assessor’s report includes deficiencies related to my practice, such as not
sterilizing handpiece motors, not knowing how to use oxygen in case of emergency, etc?
Some deficiencies or lack of clarity in your practice may require you to move on to the next step in the
assessment process, the onsite practice review. If your letter indicates that you are required to participate in
an onsite visit, refer to question 9 below.
If you are not required to participate in an onsite practice review but the assessor’s report includes
deficiencies related to your practice, the Committee will want to see evidence that these deficiencies have
been corrected. It is not sufficient to write to the Committee and tell them it has been addressed, you should
provide proof of the correction. For example, if you were not previously sterilizing handpiece motors between
clients because the practice did not have enough motors, you can submit a proof of purchase for new motors
or a photo showing that there are now a sufficient number of motors to sterilize as required.
9. My letter indicates that I am required to participate in an onsite practice review. Why didn’t I
receive a full report? Can I write to the Committee to request reconsideration? What do I do next?
Following submission of your Practice Profile and the telephone interview you had with the assessor, there
is an indication that your practice may not meet all required CDHO standards of practice and guidelines
and/or the assessor was unable to determine with certainty that it does. There will have been multiple areas
of concern.
At this time, there is no final report because your assessment is not complete. The onsite practice review is
the next step in the assessment process and will give you the opportunity to demonstrate that you are
practising according to standards.
The Committee will review your file when the onsite is complete. You will have an opportunity to make
submissions prior to the Committee’s review of the assessor’s report.
3Due to the pandemic, CDHO is not scheduling onsite practice reviews at this time. The letter in your Self-
Service account will provide you with more details about this matter. Please ensure you continue to monitor
your email for updates.
10. How much time do I have to send additional information to the Committee?
You can take up to 30 days from the date of the results letter to gather the needed information. After this
point, the Committee will consider all of the information that they have been given. Information submitted
after the 30-day point may not be considered by the Committee in making their decision.
11. How can I make a submission?
You will not be able to make any changes to your QA records in your SMILE Portal. Submissions can be
typed and emailed to qualityassurance@cdho.org. If you are unable to email, you can send mail to our office;
however, as CDHO staff are working remotely, you will need to ensure that your submission is mailed early
so that it reaches our office in time to make the submission deadline. You should also notify the QA
department in advance that your submission has been mailed.
12. When will I know if my Quality Assurance records have met the assessment guidelines?
The Committee meets roughly every 6 weeks. Once the Committee has reached a decision, you will be
notified by email.
13. What if I do not make a submission?
The Committee will assume that you agree with the assessor’s report. They will determine if you require
additional learning and/or remediation and will set up a plan for you to help you to fulfill your requirements.
If you are still in need of assistance in making your submission, please email
qualityassurance@cdho.org. If you prefer to call, you can do so at 416-961-6234 or
1-800-268-2346, and dial extension 303 to reach the Quality Assurance department.
Please note, CDHO staff are working remotely at this time and it may take longer than
normal to return calls. Your patience is appreciated.
4À l’heure actuelle, vous êtes la seule personne qui ait vu le rapport de votre dossier d’assurance de la qualité.
Ce dernier sera acheminé au comité d’assurance de la qualité aux fins d’examen. Si vous présentez des
renseignements additionnels pour clarifier ce que vous avez déjà soumis, ceux-ci seront acheminés au
comité et revus en même temps que le rapport de votre dossier d’assurance de la qualité. Généralement,
vous avez intérêt à fournir de plus amples renseignements et clarifications. Veuillez profiter du rapport de
l’évaluatrice pour vous aider à compléter votre dossier.
À NOTER : si votre lettre indique que vous devez faire l’objet d’un examen sur place de votre pratique,
veuillez passer à la question 9 ci-dessous.
1. Je viens de recevoir le rapport de l’évaluatrice, et certaines parties sont marquées d’un « 4 ».
D’après la légende, cela indique « Lacunes relevées ». Comment puis-je savoir quelles sont les
lacunes?
Les observations de l’évaluatrice au bas du rapport vous aident à comprendre ce qui manque ou quelle
autre information est requise pour compléter votre évaluation. Si l’évaluatrice indique qu’elle nécessite
des renseignements additionnels concernant votre apprentissage, la façon dont vous avez changé votre
pratique ou la façon dont vos clients ont bénéficié en atteignant votre objectif, vous avez le choix d’ajouter
d’autres renseignements dans votre portfolio d’apprentissage. De la même façon, si le rapport indique qu’un
élément manque, comme des détails bibliographiques, vous pouvez l’ajouter et le soumettre. Toute addition
ou correction doit être tapée. Veuillez noter que ces changements ne peuvent pas être effectués dans le
portail SMILE..
2. Est-ce que je risque de perdre mon inscription à titre d’hygiéniste dentaire?
Si vous suivez la directive que vous donne le comité d’assurance de la qualité, vous ne risquez pas de la
perdre. Jusqu’à maintenant, vous avez démontré une conformité entière à la demande du comité en
présentant votre dossier aux fins d’évaluation.
Le programme d’assurance de la qualité est conçu pour être de caractère réparateur, et l’objectif du comité
vise à collaborer étroitement avec les hygiénistes dentaires pour s’assurer que leurs pratiques se conforment
aux normes. Les décisions et directives du comité ne visent pas à punir, mais plutôt à veiller à ce que vos
clients reçoivent les soins buccodentaires de qualité et sécuritaires auxquels ils ont droit.
3. Que dois-je faire si mon rapport indique qu’il n’y a pas de preuve d’un certificat RCP ou que ce
dernier n’a pas été soumis?
Maintenir un certificat RCP valide est une norme de pratique. Bien que le comité de l’assurance de la qualité
comprenne qu’en raison de la pandémie, les cours RCP ne sont pas offerts depuis une grande partie de
l’année dernière, nous nous attendons à ce que les membres autorisés démontrent qu’ils avaient un certificat
RCP valide avant la pandémie en soumettant leur certificat expiré. Si vous n’avez pas un certificat RCP
valide, et que vous exercez l’hygiène dentaire en Ontario, vous pouvez nous soumettre votre certificat RCP
5expiré. Si vous ne travaillez pas, vous pouvez envoyer une lettre d’explication au comité. Dans certains cas,
le comité peut demander que vous signiez une lettre d’engagement, laquelle exige que vous renouveliez
votre certificat RCP avant de recommencer à exercer la profession.
4. Mon rapport mentionne que mon certificat RCP peut ne pas être valide puisque le niveau C
n’inclut pas la formation masque et ballon d'anesthésie / masque Ambu®. Que dois-je faire?
Selon les Lignes directrices de la compétence continue, un cours valide de RCP doit inclure la formation
masque et ballon d’anesthésie, et le niveau C du certificat RCP ne l’inclut pas normalement. Toutefois,
certains fournisseurs de cours peuvent l’avoir inclus en se basant sur le fait que cela est nécessaire pour les
hygiénistes dentaires Vous devriez vérifier auprès de votre fournisseur de cours pour savoir si vous avez la
formation appropriée. Vous n’avez pas besoin de faire un suivi auprès de l’Ordre à ce sujet, assurez-
vous simplement d’avoir la bonne certification de RCP qui comprend toutes les exigences énoncées dans
les lignes directrices.
5. Les commentaires de mon évaluatrice indiquent qu’il faut plus de renseignements sur ce que j’ai
appris, sur la façon dont ma pratique a changé et sur la manière dont mes clients bénéficient de
mon apprentissage. Comment dois-je adresser ceci?
Cela concerne l’information fournie dans la partie apprentissage du rapport concernant vos objectifs.
L’évaluatrice aurait souligné les objectifs qui exigent une explication plus détaillée (p. ex. soit Objectif n o 10
ou Objectif no 1 2016). Le comité s’intéresse particulièrement à votre apprentissage et aux changements que
vous avez apportés à votre pratique en raison de cet apprentissage et qui ont amélioré les soins que vous
prodiguez à vos clients. L’information fournie concernant l’apprentissage est souvent trop vague. Bien que
la forme abrégée soit un style d’écriture acceptable, vous devez tout de même vous assurer d’inclure des
détails. Pour obtenir des conseils, veuillez consulter l’article intitulé “Learning Goals: How to Write Them,
Achieve Them and Report on Them”, « Objectifs d’apprentissage : Comment les rédiger, les atteindre et en
faire rapport » (Traduction libre), à la page 22 du 2e numéro de Milestones en 2017 (à cdho.org).
6. Mon rapport indique « Heures insuffisantes » et « Activités inacceptables ». Comment dois-je
adresser ceci?
Les exigences pour le portfolio d’apprentissage sont définies dans le Programme d’assurance de la qualité
et Lignes directrices de la compétence continue sur notre site Web où vous trouverez une liste d’activités
acceptables. Les hygiénistes dentaires qui ont choisi le cheminement 1 doivent compléter au moins 75
heures d’activités pendant une période de trois ans. Un crédit de 15 heures peut être obtenu en exerçant
des activités qui ne sont pas reliées à un objectif. Le reste des heures doivent être reliées à des activités
exercées pour atteindre vos objectifs.
• Si vos heures sont insuffisantes en raison « de ne pas avoir reçu de crédit, car plus de
renseignements sont requis », vous pouvez fournir ces renseignements. Cela s’applique à
l’insuffisance des détails bibliographiques, à l’information requise sur ce qui a été appris, aux
6changements apportés à la pratique, aux avantages pour les clients ou à toute information que
l’évaluatrice a indiquée comme manquante ou incomplète. Si le comité accepte les renseignements
additionnels, vos heures seront créditées.
• Si vos heures sont insuffisantes, car vous avez exercé des activités qui sont tenues comme
« activités inacceptables », vous pouvez soumettre un plan d’apprentissage qui décrit ce que vous
avez l’intention de faire pour atteindre les heures requises. Dans un cas comme celui-ci, le comité
apprécie le fait que vous êtes proactive, car vous êtes la personne la mieux placée pour choisir les
activités selon vos besoins. Si vous avez déjà terminé des activités d’apprentissage appropriées en
2021, le comité peut accepter ces activités pour remplacer celles inappropriées qui ont été soumises
dans votre portfolio d’apprentissage. Dans ce cas, vous pouvez rendre compte de l’apprentissage
que vous avez déjà fait et demander au comité d’examiner votre demande d’utiliser ces heures pour
répondre aux exigences de votre vérification.
7. Le rapport de l’évaluatrice indique que ma bibliographie est incomplète. Pourquoi est-ce un
problème et puis-je soumettre l’information maintenant?
L’évaluatrice utilise les renseignements bibliographiques pour confirmer vos activités et vous accorder un
crédit pour les heures que vous avez consignées. Si elle n’était pas en mesure de confirmer les activités,
elle peut ne pas avoir ajouté ces heures à votre total d’heures. Vous pouvez soumettre les renseignements
bibliographiques manquants, qui lui permettront de confirmer vos activités et de vous accorder le crédit pour
le temps consacré.
8. Que dois-je faire si le rapport de l’évaluatrice comporte des lacunes liées à ma pratique, comme
entre autres ne pas stériliser les moteurs des pièces à main, ne pas savoir comment utiliser
l’oxygène en cas d’urgence?
Certaines lacunes ou un manque de clarté dans votre pratique peuvent vous obliger à passer à l’étape
suivante du processus d’évaluation; un examen sur place de la pratique. Si votre lettre indique que vous
devez faire l’objet d’un examen sur place de votre pratique, passez à la question 9 ci-dessous.
Si vous ne devez pas faire l’objet d’un examen sur place de votre pratique, mais que le rapport de l’évaluatrice
comporte des lacunes liées à votre pratique, le comité voudra voir une preuve que ces lacunes ont été
corrigées. Il ne suffit pas d’écrire au comité pour l’informer que ceci a été accompli, vous devez fournir une
preuve de la correction. Par exemple, si vous ne stérilisiez pas auparavant les moteurs des pièces à main
entre chaque client parce que la pratique n’avait pas une quantité suffisante de moteurs, vous pouvez
soumettre la preuve d’achat de nouveaux moteurs ou une photo démontrant qu’il y a maintenant une quantité
suffisante de moteurs pour les stériliser comme requis.
79. Ma lettre indique que je dois faire l’objet d’un examen sur place de la pratique. Pourquoi n’ai-je
pas reçu un rapport complet? Puis-je écrire au comité pour demander un réexamen? Que dois-
je faire ensuite?
Si à la suite de la présentation de votre profil de pratique et de l’entrevue téléphonique que vous avez eue
avec l’évaluatrice, il semble que votre pratique ne réponde peut-être pas à toutes les normes de pratique et
lignes directrices requises de l’OHDO et/ou que l’évaluatrice n’ait pas été en mesure de déterminer avec
certitude qu’elle y répond. Il y aura eu de multiples sujets de préoccupation.
À ce moment-là, il n’y a pas de rapport final parce que votre évaluation n’est pas terminée. L’examen sur
place de la pratique est la prochaine étape du processus d’évaluation, laquelle vous donne l’occasion de
démontrer que vous pratiquez selon les normes.
Le comité examinera votre dossier au terme de l’examen sur place. Vous aurez l’occasion de présenter des
observations avant que le comité examine le rapport de l’évaluatrice.
En raison de la pandémie, l’OHDO ne prévoit pas pour le moment des examens sur place de la pratique. La
lettre dans votre compte libre-service vous donnera plus de détails à ce sujet. Veuillez vous assurer de
surveiller vos courriels pour les mises à jour.
10. Quel est le délai pour envoyer l’information additionnelle au comité?
Vous avez jusqu’à 30 jours après la date de la lettre de vos résultats pour compiler l’information requise.
C’est à ce moment-là que le comité tiendra compte de toute l’information qu’il aura reçue. L’information reçue
après le délai prescrit peut ne pas être prise en considération lorsque le comité rend sa décision.
11. Comment puis-je soumettre des renseignements additionnels?
Vous ne pouvez pas apporter de changements dans votre dossier d’assurance de la qualité dans le portail
SMILE. Les renseignements doivent être tapés et envoyés par courriel à qualityassurance@cdho.org. Si
vous n’êtes pas en mesure d’envoyer un courriel, vous pouvez les poster à notre bureau; toutefois, puisque
le personnel de l’OHDO travaille à distance, vous devez vous assurer de poster les renseignements assez
tôt pour qu’ils atteignent notre bureau avant la date butoir. Vous devez également informer le service
d’assurance de la qualité que vos renseignements ont été postés.
12. Quand saurai-je si mon dossier d’assurance de la qualité répond aux lignes directrices de
l’évaluation?
En général, le comité se réunit toutes les six semaines. Une fois que le comité aura rendu sa décision, vous
recevrez un avis par courriel.
813. Que se passe-t-il si je ne fournis pas d’autres renseignements?
Le comité présumera que vous êtes d’accord avec le rapport de l’évaluatrice. Il déterminera si vous devez
obtenir une formation additionnelle ou suivre un programme de remédiation et concevra un plan pour vous
aider à satisfaire les exigences.
Si vous avez encore besoin de l’aide pour soumettre votre dossier, veuillez faire parvenir un
courriel qualityassurance@cdho.org. Si vous préférez téléphoner, veuillez composer le
416-961-6234 ou le 1-800-268-2346, le poste 303 pour joindre le service d’assurance de la
qualité. Veuillez noter que le personnel de l'OHDO travaille à distance en ce moment et qu’il
peut prendre plus de temps que d’habitude pour répondre aux appels. Nous vous remercions
de votre patience.
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