STATO MAGGIORE DELLA DIFESA
←
→
Page content transcription
If your browser does not render page correctly, please read the page content below
M_D SSMD REG2021 0140660 30-07-2021
STATO MAGGIORE DELLA DIFESA
I Reparto Personale
_____________________
Allegato: 3 (tre). 00187 Roma
Annesso://. PdC: Mar.Ca. CAPASSO 2.2985
e-mail: primo.impiego2s@smd.difesa.it
OGGETTO: Bandi di concorso per posizioni a “status internazionale” presso l’International Staff (IS).
A ELENCO INDIRIZZI ALLEGATO
^^^ ^^^ ^^^
Rife. NSWAN in data 28 luglio 2021 ore 16:56 della RICA (non a tutti).
^^^ ^^^ ^^^
1. Sono stati emanati i bandi di concorso relativi alle sottoelencate “vacancy notices” presso
l’International Staff in BRUXELLES valutate d’interesse Difesa:
- n. 210624 di “Officer, Women, Peace and Security” (grado A2/A3 – da Cap.÷ Magg/T.V. ÷ C.C.)
nell’ambito della “Human Security Unit” inserito nell’“Office of the Secretary General”;
- n. 210513 di “Programme Assistant” (grado B3/B4 – Serg. ÷ Serg.Magg.Ca./Serg. ÷ 2°Ca.Sc.)
nell’ambito del “Defence Institution and Capacity Building Directorate” inserito nella “Operations
Division”.
2. La durata del mandato è di tre anni con trattamento economico ai sensi della legge n. 1114/62.
3. Le candidature dovranno pervenire allo Stato Maggiore della Difesa corredate dalla scheda biografica
in lingua italiana e dall’Application Form in lingua inglese (formato PDF con firma autografa), in
ragione dei successivi adempimenti per la loro formalizzazione per il tramite esclusivo dell’Organo
d’Impiego di F.A., entro il:
- 12 agosto 2021, per la p.o. n. 210624 di “Officer, Women, Peace and Security”;
- 23 agosto 2021, per la p.o. n. 210513 di “Programme Assistant”.
4. Le procedure concorsuali per le posizioni a bando prevedono la compilazione dello
Application Form esclusivamente online, attraverso il sito web dell’Agenzia1. Si chiede, pertanto, a
codesti Organi d’impiego di:
- acquisire la documentazione concorsuale (Application Form) che dovrà essere compilata attraverso
il citato sito web e non finalizzata;
- autorizzare a completare il processo di Application online entro la data prevista dal bando, pena la
decadenza della candidatura, esclusivamente per il personale candidato da questo SMD.
5. Si evidenzia infine che l’IS è un Organismo a connotazione essenzialmente civile ove trova “naturale
ricollocazione” il personale che è già stato o è in servizio a vario titolo presso la NATO. In tale
contesto, altamente competitivo, è fortemente raccomandata la candidatura di personale che, oltre al
possesso dei requisiti professionali previsti, possa vantare precedenti d’impiego in ambito NATO.
6. Si inviano, in allegato, le Job Descriptions delle posizioni, precisando che la presente comunicazione
sarà pubblicata sulla pagina web della Difesa2.
7. Nel raccomandare il rispetto delle procedure e delle scadenze stabilite, si resta in attesa di
comunicazioni al riguardo e a disposizione per fornire eventuali chiarimenti.
d’ordine
IL VICE CAPO REPARTO
(Gen.B. Diodato ABAGNARA)
1
http://www.nato.int.
2
http://www.difesa.it/SMD_/Staff/Reparti/I/Impiego/Bandi/Pagine/StatusInternazionaleInAtto.aspx.
Digitally signed by DIODATO
ABAGNARA
Date: 2021.07.30 11:22:52 CESTAllegato “A”
ELENCO INDIRIZZI
A DIPARTIMENTO IMPIEGO DEL
PERSONALE DELL’ESERCITO SEDE
DIREZIONE PER L’IMPIEGO DEL PERSONALE
MILITARE DELLA MARINA ROMA
DIREZIONE PER L’IMPIEGO DEL PERSONALE
MILITARE DELL’AERONAUTICA ROMA
e, per conoscenza,
RAPPRESENTANZA PERMANENTE D’ITALIA
PRESSO IL CONSIGLIO ATLANTICO
Ufficio del Consigliere Militare BRUXELLES (BEL)
DIRAMAZIONE INTERNA
III REPARTO
UFFICIO RESTAVM_D SSMD REG2021 0140660 30-07-2021
VACANCY NOTIFICATION/ NOTIFICATION DE LA VACANCE DU POSTE
Officer, Women, Peace and Security (210624)
Primary Location Belgium-Brussels
NATO Body NATO International Staff (NATO IS)
Schedule Full-time
Application Deadline 22-Aug-2021
Salary (Pay Basis) 5,584.86Euro (EUR) Monthly
Grade NATO Grade G15-G17
Clearance Level NS
Description
1. SUMMARY
The Human Security Unit, established in 2019, located in the Office of the Secretary General,
serves as the focal point for NATO’s work on Women, Peace and Security (WPS) as well as the
cross-cutting topics under the umbrella of Human Security, including Children and Armed Conflict
(CAAC), Protection of Civilians (POC), Cultural Property Protection (CPP), Trafficking in Human
Beings (THB), and Conflict-Related Sexual Violence (CRSV).
The NATO Special Representative on Women, Peace and Security provides guidance and
oversight on the implementation of NATO’s WPS agenda as well as the Alliance’s work on Human
Security. The Special Representative and team support the Secretary General and the Alliance by
facilitating coordination and integration of gender perspectives into NATO’s policies and activities
to advance the implementation of the NATO/EAPC Policy and Action Plan on Women, Peace and
Security as well as in supporting NATO’s Human Security approach.
The incumbent will play a key role in advancing the implementation of the Women, Peace and
Security agenda.
The Officer will: (1) Support the oversight and implementation of the NATO/EAPC Policy and
Action Plan on WPS; (2); Provide support to NATO civilian and military staff on the integration of
WPS into their work; (3) Conduct research and monitor trends related to WPS and manage related
projects, as needed; (4) Prepare background notes, talking points, and other written content and
participate in relevant meetings and conferences; (5) engage with internal and external
stakeholders in support of NATO’s work on WPS and assist in raising awareness, mobilizing
commitment and facilitating practical collaboration.
1
Digitally signed by DIODATO
ABAGNARA
Date: 2021.07.30 11:22:52 CEST2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE
ESSENTIAL
The incumbent must:
• hold a first level university degree from an institute of recognised standing or equivalent
qualification;
• have at least 3 years of relevant professional experience in working on foreign/security/defence
affairs;
• possess a good understanding of the WPS agenda and its implementation;
• be familiar with NATO political and military processes and priorities;
• possess excellent drafting and editing skills;
• possess the following minimum levels of NATO’s official languages (English/French): V
(“Advanced”) in one; I (“Beginner”) in the other;
• be prepared to travel when required.
DESIRABLE
The following would be considered an advantage:
• demonstrate experience implementing the WPS agenda within an organizational setting;
• be familiar with the network of actors outside NATO with expertise on WPS, including
International Organisations, civil society, and academia.
3. MAIN ACCOUNTABILITIES
Expertise Development
Provide advice and support to NATO offices, as well as military commands, on their work to
implement the WPS agenda. This may include research and consultations to better understand
how to integrate gender perspectives into NATO’s work on deterrence and defence, resilience, and
strategic communications, among others.
Representation of the Organization
Represent, as appropriate, the Alliance at conferences, workshops, and other activities connected
to WPS.
Policy Development
Contribute to policy development through supporting the implementation and monitoring of existing
policies and action plans related to WPS. In addition to the NATO/EAPC Policy and Action Plan on
WPS and the NATO policy on Preventing and Responding to Conflict-Related Sexual Violence,
this may include support to NATO’s continued efforts to integrate gender perspectives into areas
like counter-terrorism and the impacts of climate change on security.
Stakeholder Management
Support the development and maintenance of a strong network of contacts on WPS for the Human
Security Unit. This may include engagement with civil society, academia, and experts from national
and international organisations, among others.
Information Management
Support the timely sharing of information within the Unit.
2Knowledge Management
Follow the development of relevant issues within NATO as well as external trends in WPS.
Contribute to the preparation of briefing packages and speaking notes on WPS for senior
leadership.
Project Management
Contribute to the management of special projects within the Unit. This may include working with a
range of stakeholders including external contractors.
Perform any other related duty as assigned.
4. INTERRELATIONSHIPS
The incumbent will report to the Special Representative through the Head of Unit and will work
closely with NATO International Staff Divisions, NATO Military Authority representatives, and
representatives of NATO Allies and Partners.
Direct Reports: N/a
Indirect Reports: N/a.
5. COMPETENCIES
The incumbent must demonstrate:
• Analytical Thinking: Sees multiple relationships;
• Clarity and Accuracy: Checks own work;
• Conceptual Thinking: Applies learned concepts;
• Customer Service Orientation: Takes personal responsibility for correcting problems;
• Initiative: Is decisive in a time-sensitive situation;
• Impact and Influence: Takes multiple actions to persuade;
• Organisational Awareness: Understands organisational climate and culture;
• Teamwork: Expresses positive attitudes and expectations of team or team members.
6. CONTRACT
Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration
contract of three years; possibility of renewal for up to three years, during which the
incumbent may apply for conversion to an indefinite duration contract.
Contract clause applicable:
In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable for political
reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need to carry out its tasks as
mandated by the Nations in a changing environment, for example by maintaining the flexibility
necessary to shape the Organisation's skills profile, and to ensure appropriate international
diversity.
The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful applicant will be
offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further period of up to 3
years. However, according to the procedure described in the contract policy the incumbent may
apply for conversion to an indefinite contract during the period of renewal and no later than one
year before the end of contract.
3If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO’s member
States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further
period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority concerned. The
maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years.
Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel
Régulations.
NOTE: Irrespective of previous qualifications and experience, candidates for twin-graded posts will
be appointed at the lower grade. Advancement to the higher grade is not automatic, and will not
normally take place during the first three years of service in the post.
Under specific circumstances, serving staff members may be appointed directly to the higher
grade, and a period of three years might be reduced by up to twenty four months for external
candidates. These circumstances are described in the IS directive on twin-graded posts.
7. RECRUITMENT PROCESS
Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries.
Applications must be submitted using e-recruitment system, as applicable:
For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (link);
For all other applications: www.nato.int/recruitment
Please note that at the time of the interviews, candidates will be asked to provide evidence of their
education and professional experience as relevant for this vacancy.
Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities
of the selected candidate) and approval of the candidate’s medical file by the NATO Medical
Adviser.
More information about the recruitment process and conditions of employment, can be found at our
website (http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm).
8. ADDITIONAL INFORMATION
NATO is committed to diversity and inclusion, and strives to provide equal access to employment,
advancement and retention, independent of gender, age, nationality, ethnic origin, religion or belief,
cultural background, sexual orientation, and disability. NATO welcomes applications of nationals
from all member Nations, and strongly encourages women to apply.
Building Integrity is a key element of NATO’s core tasks. As an employer, NATO values
commitment to the principles of integrity, transparency and accountability in accordance with
international norms and practices established for the defence and related security sector. Selected
candidates are expected to be role models of integrity, and to promote good governance through
ongoing efforts in their work.
Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or e-
mail enquiries cannot be dealt with.
Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another
post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary
requirements.
4The nature of this position may require the staff member at times to be called upon to travel for
work and/or to work outside normal office hours.
The organization offers several work-life policies including Teleworking and Flexible Working
arrangements (Flexitime) subject to business requirements.
Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-
smoking environment.
For information about the NATO Single Salary Scale (Grading, Allowances, etc.) please visit
our website. Detailed data is available under the Salary and Benefits tab.
5Administratrice/Administrateur pour les femmes, la paix et la sécurité (210624)
Emplacement principal Belgique-Bruxelles
Organisation OTAN SI
Horaire Temps plein
Date de retrait 22-août-2021
Salaire (Base de paie) 5 584,86Euro (EUR) Mensuelle
Grade NATO Grade G15-G17
Niveau de l'habilitation de sécurité NS
Description
1. RÉSUMÉ
L’Unité Sécurité humaine, qui a été créée en 2019 et qui dépend du Bureau de la/du secrétaire
général(e), est le point de coordination pour les travaux de l’OTAN concernant les femmes, la paix
et la sécurité (FPS) et pour les thèmes transversaux relevant de la sécurité humaine – les enfants
et les conflits armés, la protection des civils, la protection des biens culturels, la traite des êtres
humains, et la violence sexuelle liée aux conflits.
La/Le représentant(e) spécial(e) de l’OTAN pour les femmes, la paix et la sécurité oriente et
supervise la mise en œuvre du programme FPS au sein de l’OTAN, ainsi que les travaux de
l’Alliance concernant la sécurité humaine. La/Le représentant(e) spécial(e) et son équipe apportent
un appui à la/au secrétaire général(e) et à l’Alliance en facilitant la coordination et l’intégration de
la dimension de genre dans les politiques et les activités de l’OTAN, afin de faire avancer la mise
en œuvre de la politique et du plan d'action OTAN/CPEA sur les femmes, la paix et la sécurité,
ainsi qu’en soutenant l’approche de l’OTAN en matière de sécurité humaine.
La/Le titulaire du poste joue un rôle essentiel s’agissant de promouvoir la mise en œuvre du
programme FPS.
L’administratrice/administrateur : (1) contribue à la supervision et à la mise en œuvre de la
politique et du plan d’action OTAN/CPEA sur les femmes, la paix et la sécurité ; (2) aide les
services civils et militaires de l'OTAN à intégrer les questions FPS dans leurs travaux ; (3) mène
des recherches et assure le suivi des tendances liées au domaine FPS, et gère des projets s’y
rapportant, selon les besoins ; (4) prépare des notes d’information, des éléments de discussion et
d’autres documents, et participe à des réunions et à des conférences ; (5) interagit avec des
parties prenantes internes et externes à l’appui des travaux de l’OTAN concernant le domaine FPS
et contribue à mener des activités de sensibilisation, à encourager l’action et à faciliter la
collaboration pratique.
2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
ACQUIS ESSENTIELS
La/Le titulaire du poste doit :
• posséder un diplôme universitaire de premier cycle délivré par un établissement de valeur
reconnue ou avoir une qualification équivalente ;
• avoir au moins trois ans d'expérience professionnelle pertinente dans le domaine des affaires
étrangères/de la sécurité/de la défense ;
6• avoir une bonne connaissance du programme FPS et de sa mise en œuvre ;
• bien connaître les processus et priorités politiques et militaires de l'OTAN ;
• avoir d’excellentes aptitudes en matière de rédaction et de révision de textes ;
• avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l'une des deux langues
officielles de l'OTAN (anglais/français), et le niveau I (« débutant ») dans l'autre ;
• être disposé(e) à effectuer des déplacements, selon les besoins.
ACQUIS SOUHAITABLES
Seraient considérés comme autant d’atouts :
• pouvoir justifier d’une expérience de la mise en œuvre du programme FPS au sein d’une
organisation ;
• avoir une bonne connaissance du réseau d’acteurs non OTAN experts des questions FPS –
organisations internationales, société civile et secteur de la recherche.
3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Développement de l'expertise
Aide les bureaux OTAN et les commandements militaires à mettre en œuvre le programme FPS et
formule des avis à cet égard. À ce titre, peut être amené(e) à effectuer des recherches et des
consultations afin de mieux comprendre comment intégrer la dimension de genre dans les travaux
de l’OTAN concernant la dissuasion et la défense, la résilience et la communication stratégique,
entre autres.
Représentation de l’Organisation
Représente l’Alliance, en fonction des besoins, dans le cadre de conférences, d’ateliers et d’autres
activités en lien avec le domaine FPS.
Élaboration des politiques
Contribue à l’élaboration des politiques en appuyant la mise en œuvre et le suivi des politiques et
des plans d’action existants liés au domaine FPS. À ce titre, peut être amené(e) à soutenir les
efforts que l’OTAN continue de déployer pour intégrer la dimension de genre dans des domaines
tels que la lutte contre le terrorisme et les incidences du changement climatique sur la sécurité, en
plus de s’occuper des aspects relatifs à la politique et au plan d’action OTAN/CPEA sur les
femmes, la paix et la sécurité ainsi qu’à la politique OTAN visant à prévenir et à combattre la
violence sexuelle liée aux conflits.
Gestion des parties prenantes
Contribue à l’établissement et à l’entretien d’un solide réseau de contacts pour les questions FPS
au sein de l’Unité Sécurité humaine. À ce titre, peut être amené(e) à interagir notamment avec la
société civile, des chercheurs et des experts d’organisations nationales ou internationales.
Gestion de l'information
Favorise une circulation rapide de l’information au sein de l’Unité.
Gestion des connaissances
Suit l’évolution des questions pertinentes au sein de l’OTAN, ainsi que les tendances externes
liées au domaine FPS. Contribue à l’élaboration de dossiers d'information et de notes d'orateur
concernant les questions FPS à l’intention de hauts responsables.
7Gestion de projet
Participe à la gestion de projets spéciaux menés au sein de l’Unité. À ce titre, peut être amené(e) à
collaborer avec diverses parties prenantes, y compris des contractants externes.
S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.
4. STRUCTURE ET LIAISONS
La/Le titulaire du poste rend compte à la représentante spéciale, par l’intermédiaire de la/du chef
de l’Unité, et travaille en étroite coopération avec les divisions du Secrétariat international de
l’OTAN, avec des représentants de l’autorité militaire de l'OTAN, et avec des représentants des
pays membres et des pays partenaires de l’OTAN.
Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet.
Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet.
5. COMPÉTENCES
La/Le titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :
• Réflexion analytique : discerne les relations multiples.
• Clarté et précision : vérifie son travail.
• Réflexion conceptuelle : applique les concepts acquis.
• Souci du service au client : s'engage personnellement à résoudre les problèmes.
• Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre.
• Persuasion et influence : prend différentes mesures à des fins de persuasion.
• Compréhension organisationnelle : comprend le climat et la culture de l'Organisation.
6. CONTRAT
Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans ;
renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire
pourra demander qu'il soit transformé en contrat de durée indéterminée.
Clause contractuelle applicable :
Conformément à la politique des contrats, il s’agit d'un poste auquel il est souhaitable, pour des
raisons politiques, d’assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu’a
l’Organisation d’exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en
constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l’adaptation de son profil
de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international.
La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra
offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de
trois ans maximum. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats,
elle pourra demander, au plus tard un an avant l'expiration de la deuxième période, que son
contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée.
Si la personne retenue est détachée de l'administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra
offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités
nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste,
la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans.
8Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du
personnel civil de l’OTAN.
NOTE: Quelles que soient leurs qualifications et leur expérience, les candidat(e)s retenu(e)s pour
un poste à grade jumelé sont nommé(e)s au grade le moins élevé. La promotion au grade le plus
élevé n’est pas automatique et n’est en principe pas accordée au cours des trois premières
années passées dans le poste.
Lorsque certaines conditions sont réunies, l’agent en fonction peut être nommé immédiatement au
grade le plus élevé, et la période de trois ans peut être réduite, d’un maximum de vingt-quatre
mois, pour les candidat(e)s externes. Ces conditions sont décrites dans la directive du Secrétariat
international relative aux postes à grades jumelés.
7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT
On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l’OTAN pourront être
acceptées.
Les candidatures doivent être soumises via l'un des liens suivants :
Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement : veuillez postuler via le portail
interne de recrutement;
Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment
Veuillez noter : Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter des
justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste.
La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités
du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier
médical par le/la médecin conseil de l'OTAN.
Pour plus d’informations concernant le processus de recrutement et les conditions d’emploi,
veuillez vous référer au site suivant. http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm.
8. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
L’OTAN est déterminée à promouvoir la diversité et l’inclusion, et elle s’attache à assurer l’égalité
de traitement en matière d’emploi, d’avancement et de fidélisation indépendamment de toute
considération liée au genre, à l’âge, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion ou aux
croyances, à la culture, à l’orientation sexuelle, ou au handicap. L'Organisation examinera les
candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à
postuler.
Le développement de l'intégrité est un élément clé des tâches fondamentales de l'Alliance. En tant
qu'employeur, l'OTAN attache une grande importance au respect des principes d'intégrité, de
transparence et de redevabilité, conformément aux normes et aux pratiques internationales
établies pour le secteur de la défense et de la sécurité s'y rapportant. Les candidat(e)s
sélectionné(e)s doivent être des modèles d'intégrité et s'employer en permanence à promouvoir la
bonne gouvernance dans le cadre de leur travail.
En raison du vif intérêt suscité par l'OTAN et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne
pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par
courrier électronique.
9Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste
analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les
conditions requises.
De par la nature du poste, le/la titulaire peut parfois être amené(e) à voyager pour le travail et/ou à
travailler en dehors des heures normales de service.
L'Organisation, en application de plusieurs politiques sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie
privée, propose notamment des possibilités de télétravail et d'horaire flexible sous réserve des
exigences liées à la fonction.
Le Secrétariat international de l'OTAN est un environnement sans tabac.
Pour en savoir plus sur l’échelle unique de rémunération mise en place à l’OTAN (grades,
indemnités, etc.), veuillez consulter notre site web. Des informations détaillées sont fournies sous
l'onglet Salaires et allocations.
10M_D SSMD REG2021 0140660 30-07-2021
VACANCY NOTIFICATION/ NOTIFICATION DE LA VACANCE DU POSTE
Programme Assistant (210513)
Primary Location Belgium-Brussels
NATO Body NATO International Staff (NATO IS)
Schedule Full-time
Application Deadline 30-Aug-2021
Salary (Pay Basis) 3,498.71Euro (EUR) Monthly
Grade NATO Grade G8-G10
Clearance Level NS
Description
1.SUMMARY
The mission of the Operations Division of the International Staff is to prepare NATO for the defence
of Alliance territory, to respond to crises at home and abroad, and to strengthen the capabilities of
partners. The Operations Division advances the core tasks of the Alliance (Collective Defence, Crisis
Management, Cooperative Security) by providing situational awareness, advance planning, well-
exercised and executed crisis-response, and outcome-oriented defence and related security
cooperation programmes.
Within the Operations Division, the Defence Institution and Capacity Building (DICB) Directorate
facilitates political-military decision-making and programme implementation with partner nations to
strengthen resilience, promote integrity, transparency, accountability and good governance in the
defence and related security sector, and enhance the institutional and defence capabilities of partner
nations so that they can better respond to crises at home and abroad. As the focus for NATO defence
and related security cooperation initiatives, the Directorate uses an integrated set of planning and
programme implementation tools to develop effective and efficient state defence institutions under
democratic control that comply with international norms and practices, and to develop forces and
capabilities that can operate effectively with NATO forces when appropriate. The Directorate plays
a key role in the development and implementation of the NATO “one partner – one plan” concept to
ensure coherence of programme management.
The Defence Institution and Capacity Building Directorate is in particular responsible for leading and
managing key cooperation programmes with NATO partners, including Building Integrity (BI), the
Defence Education Enhancement Programme (DEEP), the Professional Development (PDP)
Programme, the Military Career Transition (MCT) Programme, Partnership Training and Education
Centres, the Defence and related Security Capacity Building (DCB) Initiative, the Comprehensive
Assistance Package (CAP) Ukraine, as well as the Planning and Review Process (PARP).
1
Digitally signed by DIODATO
ABAGNARA
Date: 2021.07.30 11:22:52 CESTProgramme Assistants are key enablers of the Directorate and/each of its programmes. The
incumbent will provide administrative support and assistance to the Defence Education
Enhancement Programme (DEEP) and the Partnership Training and Education Centers (PTEC),
and activities such as visits, seminars and conferences. S/he is responsible for scheduling and
coordinating events, assembling and supporting travelling teams of expert advisers, and ensuring all
programme spending is properly authorized and documented. S/He is also accountable for efficiently
handling a wide range of support duties of an administrative and organisational nature.
The post requires considerable flexibility in assigned tasks and an ability to work calmly in a fast-
paced environment under difficult time constraints is essential.
2.QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE
ESSENTIAL
The incumbent must:
have a good general education at least to higher secondary level;
have at least 4 years' experience of administrative and organizational support duties;
have the ability to demonstrate previous experience in at least one of the following areas:
project and/or programme administration; organization and implementation of conferences
and other (online) events;
have proven experience working with various software packages, in particular the Microsoft
Office suite;
have knowledge of, and experience in providing financial support;
possess good organizational and programme planning, implementation and monitoring
skills, as well as skills in coordinating diverse strands of work;
have experience in organizing conferences and events;
possess excellent drafting and proofreading skills and be able to communicate clearly and
logically;
possess the following minimum levels of NATO’s official languages (English/French): V
(“Advanced”) in one and I (“Beginner”) in the other.
DESIRABLE
The following would be considered an advantage:
a bachelor degree level;
experience in working in an International Organisation and/or international environment;
experience in the organization and management of multi-year projects;
practical working knowledge of an additional language of a NATO member or partner
country;
knowledge of an Enterprise Resource Planning (ERP) system;
3.MAIN ACCOUNTABILITIES
Planning and Execution
Assist with the day-to-day running of the DICB Directorate, including preparations of regular
meetings. Provide support services of an administrative and, organizational nature, including as
appropriate financial commitments. Assist in the organisation and execution of relevant expert visits,
2conferences and seminars at NATO HQ and elsewhere. This includes both administrative
arrangements and financial commitments.
Project Management
Support the planning, implementation and monitoring of the Directorate’s different security
cooperation programmes. Ensure the professional administration of projects and programmes, and
help to drive them to delivery of outcomes. Support programme managers with finding timely and
creative solutions to problems, meeting client and organizational needs. Coordinate and efficiently
manage the relevant visits, seminars and conferences, some of which have the structure and
complexity of small projects.
Information Management
Answer enquiries and incoming calls. Draft/edit documents, memoranda, cover letters to documents
and briefing programmes as necessary. Type and format all kinds of documents, including tables of
figures requiring careful presentation, using the standard software packages used by NATO (Word,
Excel, PowerPoint). Support committee work, including as committee secretary. Take minutes at
meetings as necessary. Oversee the paper flow into and out of the office including retrieving and
organising correspondence/documents (including classified information). Maintain an effective
follow-up and/or reminder system for pending actions within the Directorate
Knowledge Management
Document the organization’s procedures and key points of contact. Collect, categorise, and track
relevant information required for various tasks and projects. Maintain well-structured paper and
electronic filing systems. Assist in operation and updating of the available content on the
Directorate’s public online presence.
Stakeholder Management
Liaise and coordinate with numerous project partners, both within NATO (Delegations, International
Military Staff (IMS), International Staff (IS) Divisions and Independent Offices) and with outside
customers. Maintain lists of internal and external contacts. Handle clients’ requests with tact,
diplomacy and good judgment. Collaborate with colleagues in similar positions to ensure exchange
of information and best practice implementation. Diagnose and find solutions to potential
administrative/organizational issues.
Expertise Development
Proactively develop skills in areas such as planning and organisation, new technology, languages
and effective communication. Liaise with other Assistants to leverage knowledge. Keep up to date
with NATO financial and administrative procedures relating to conferences/seminars and the
relevant IT tools.
Organisational Efficiencies
Provide constructive suggestions to improve office procedures. Find ways to be faster, better and
more effective in managing information and using office tools. Act as back-up to other Assistants as
required.
Financial Management
3Ensure that proper financial procedures are followed for the funding of seminars and conferences,
follow-up on activities to ensure that financial files are correctly processed, and maintain records of
all financial transactions.
Perform any other related duty as assigned.
4.INTERRELATIONSHIPS
The incumbent reports to the Defence Education Enhancement Programme (DEEP)
Coordinator. S/he will maintain close working relationships with other staff in the Directorate and the
Operations Division, as well as throughout the Organization. The incumbent will also have to deal
on a regular basis with members of Delegations and partner missions as well as with officials from
other countries and from other international organizations.
Direct reports: N/a
Indirect reports: N/a
5. COMPETENCIES
The incumbent must demonstrate:
Clarity and Accuracy: Checks own work;
Customer Service Orientation: Takes personal responsibility for correcting problems;
Empathy: Listens actively;
Flexibility: Acts with flexibility;
Initiative: Is decisive in a time-sensitive situation;
Organisational Awareness: Understands the Organization's structure;
Teamwork: Expresses positive attitudes and expectations of team or team members.
6. CONTRACT
Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration
contract of three years’ duration; possibility of an indefinite duration contract thereafter.
Contract clause applicable:
In accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations, the successful candidate will receive
a definite duration contract of three years, which may be followed by an indefinite duration contract.
If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO’s member
States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period
of up to 3 years subject to the agreement of the national authority concerned. The maximum period
of service in the post as a seconded staff member is six years.
Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Régulations.
NOTE: Irrespective of previous qualifications and experience, candidates for twin-graded posts will
be appointed at the lower grade. Advancement to the higher grade is not automatic, and will not
normally take place during the first three years of service in the post.
Under specific circumstances, serving staff members may be appointed directly to the higher grade,
and a period of three years might be reduced by up to twenty four months for external
candidates. These circumstances are described in the IS directive on twin-graded posts.
7. RECRUITMENT PROCESS
4Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member
countries. Applications must be submitted using e-recruitment system, as applicable:
For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (link);
For all other applications: www.nato.int/recruitment.
Please note that at the time of the interviews, candidates will be asked to provide evidence of their
education and professional experience as relevant for this vacancy.
Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of
the selected candidate) and approval of the candidate’s medical file by the NATO Medical Adviser.
More information about the recruitment process and conditions of employment, can be found at our
website (http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm).
8. ADDITIONAL INFORMATION
NATO is committed to diversity and inclusion, and strives to provide equal access to employment,
advancement and retention, independent of gender, age, nationality, ethnic origin, religion or belief,
cultural background, sexual orientation, and disability. NATO welcomes applications of nationals
from all member Nations, and strongly encourages women to apply.
Building Integrity is a key element of NATO’s core tasks. As an employer, NATO values commitment
to the principles of integrity, transparency and accountability in accordance with international norms
and practices established for the defence and related security sector. Selected candidates are
expected to be role models of integrity, and to promote good governance through ongoing efforts in
their work.
Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or e-mail
enquiries cannot be dealt with.
Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post
of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary
requirements.
The nature of this position may require the staff member at times to be called upon to travel for work
and/or to work outside normal office hours.
The organization offers several work-life policies including Teleworking and Flexible Working
arrangements (Flexitime) subject to business requirements.
Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking
environment.
For information about the NATO Single Salary Scale (Grading, Allowances, etc.) please visit
our website. Detailed data is available under the Salary and Benefits tab.
5Assistant(e) de programme (210513)
Emplacement principal Belgique-Bruxelles
Organisation OTAN SI
Horaire Temps plein
Date de retrait 30-août-2021
Salaire (Base de paie) 3 498,71Euro (EUR) Mensuelle
Grade NATO Grade G8-G10
Niveau de l'habilitation de sécurité NS
Description
1. RÉSUMÉ
La Division Opérations du Secrétariat international a pour mission de préparer l’OTAN à assurer la
défense du territoire de l’Alliance, de répondre aux crises survenant à l’intérieur ou à l’extérieur de
celui-ci, et de renforcer les capacités des pays partenaires. Elle contribue à l’accomplissement des
tâches fondamentales de l'Alliance (défense collective, gestion de crise et sécurité coopérative) en
offrant une image de la situation, une planification préétablie, un système de réponse aux crises
éprouvé et rigoureusement appliqué, ainsi que des programmes de coopération dans le domaine de
la défense et de la sécurité se rapportant à la défense, axés sur les résultats.
Au sein de la Division Opérations, la Direction Renforcement des institutions et capacités de défense
(DICB) facilite la prise de décision politico-militaire et la mise en œuvre des programmes avec les
pays partenaires pour renforcer leur résilience, promouvoir l’intégrité, la transparence et la
redevabilité ainsi que la bonne gouvernance dans le secteur de la défense et de la sécurité se
rapportant à la défense, et pour renforcer les capacités institutionnelles et de défense des pays
partenaires afin qu’ils puissent mieux répondre aux crises survenant sur leur sol ou à l’étranger. Au
centre des initiatives OTAN de coopération dans le domaine de la défense et de la sécurité se
rapportant à la défense, la Direction fait appel à un ensemble intégré d’outils de planification et de
mise en œuvre des programmes pour faire en sorte que les institutions publiques de défense soient
efficaces et efficientes, placées sous contrôle démocratique, et en conformité avec les normes et
pratiques internationales, et que les forces et les capacités puissent opérer de manière efficace avec
les forces de l’OTAN, selon les besoins. La Direction joue un rôle clé dans l'élaboration et la mise
en œuvre du concept « un partenaire, un plan » de l’OTAN afin d’assurer la cohérence de la gestion
des programmes.
La Direction Renforcement des institutions et capacités de défense est chargée en particulier de
diriger et de gérer les programmes de coopération clés avec les pays partenaires de l’OTAN, y
compris le programme pour le développement de l'intégrité (BI), le programme de renforcement de
la formation « défense » (DEEP), le programme de perfectionnement professionnel (PDP), le
programme de gestion de la transition de carrière pour le personnel militaire (MCTP), les centres de
formation et d'entraînement des partenariats (PTEC), l’initiative de renforcement des capacités de
défense et des capacités de sécurité se rapportant à la défense (DCB), l’ensemble complet de
mesures d'assistance (CAP) en faveur de l'Ukraine, ainsi que le processus de planification et
d'examen du PPP (PARP).
Les assistant(e)s de programme sont des éléments facilitateurs essentiels pour la Direction et
6chacun de ses programmes. La/Le titulaire assure le soutien administratif du DEEP et des PTEC,
ainsi que des activités telles que les visites, les séminaires et les conférences. Elle/Il est chargé(e)
de planifier et de coordonner les événements, de constituer et d’appuyer les équipes d’experts
envoyés en déplacement, et de veiller à ce que toutes les dépenses liées aux programmes soient
dûment autorisées et documentées. Elle/Il doit également s'acquitter avec efficacité de toute une
gamme de tâches de soutien d'ordre administratif et organisationnel.
Le poste requiert une flexibilité considérable dans les tâches assignées, et une capacité à travailler
calmement dans un environnement très dynamique avec des délais serrés est indispensable.
2.QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
ACQUIS ESSENTIELS
La/Le titulaire du poste doit :
• avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ;
• avoir au moins quatre ans d’expérience des tâches administratives et organisationnelles
;
• avoir des compétences avérées dans l’un des domaines suivants au moins : gestion de
projets et/ou de programmes ; organisation et coordination de conférences et autres
événements (en ligne) ;
• avoir une expérience avérée de l’utilisation de différents logiciels, en particulier de la suite
Microsoft Office ;
• avoir une connaissance et une expérience du soutien financier ;
• posséder de solides compétences organisationnelles et en matière de planification, de
mise en œuvre et de suivi de programmes, ainsi que des compétences dans la coordination
de divers chantiers ;
• avoir une expérience de l'organisation de conférences et d'événements ;
• avoir d’excellentes aptitudes de rédaction et de révision, et être capable de communiquer
de manière claire et logique ;
• avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l'une des deux langues
officielles de l'OTAN (anglais/français), et le niveau I (« débutant ») dans l'autre.
ACQUIS SOUHAITABLES
Seraient considérés comme autant d’atouts :
• un diplôme de niveau licence/bachelor ;
• une expérience dans une organisation internationale et/ou un environnement international
;
• une expérience de l’organisation et de la gestion de projets pluriannuels ;
• la connaissance pratique d’une langue supplémentaire d’un pays membre ou d'un pays
partenaire de l’OTAN ;
• la connaissance d'un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) ;
3.RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
7Planification et exécution
Aide au fonctionnement quotidien de la Direction de la DICB, notamment à la préparation de
réunions régulières. Apporte un soutien pertinent sur des questions administratives et
organisationnelles, y compris s’agissant d’engagements financiers, le cas échéant. Aide à
l'organisation et à la conduite de visites d'experts, de conférences et de séminaires pertinents, au
siège de l'OTAN et ailleurs. Cela comprend à la fois les dispositions administratives et les
engagements financiers.
Gestion de projet
Contribue à la planification, à la mise en œuvre et au suivi des différents programmes de
coopération de la Direction en matière de sécurité. Assure de manière professionnelle
l’administration et la gestion des projets et des programmes, et aide à faire en sorte qu’ils
produisent les résultats escomptés. Appuie les responsables de programmes en trouvant des
solutions rapides et créatives qui répondent aux besoins des clients et de l’Organisation.
Coordonne et gère de manière efficace les visites, séminaires et conférences pertinents, dont
certains ont la structure et la complexité de projets de petite envergure.
Gestion de l'information
Répond aux demandes d'information et aux appels téléphoniques. Rédige et met en forme les
documents, les mémorandums, les notes destinées à accompagner les documents, et les
programmes d'exposés, selon les besoins. Dactylographie et met en forme toutes sortes de
documents, y compris des tableaux de chiffres nécessitant une présentation soignée, au moyen
des logiciels communément utilisés à l'OTAN (Word, Excel, PowerPoint). Soutient le travail des
comités, y compris en assurant les fonctions de secrétaire de comité. Prend des notes en réunion,
selon les besoins. Contrôle le flux des documents entrants et sortants, trie et classe la
correspondance et les dossiers (y compris ceux qui contiennent des informations classifiées). Tient
à jour un système efficace de suivi et/ou de rappel pour les mesures restant à exécuter au sein de
la Direction.
Gestion des connaissances
Documente les procédures et les principaux points de contact de l’organisation. Rassemble les
informations utiles pour différents projets et tâches, les classe et en assure le suivi. Tient à jour
des systèmes de classement papier/électronique bien organisés. Aide à l’exploitation et à
l’actualisation des contenus mis en ligne par la Direction.
Gestion des parties prenantes
Se tient en liaison et assure une coordination avec les nombreux partenaires associés aux projets,
à l'intérieur de l'OTAN (délégations, État-major militaire international (EMI), divisions du Secrétariat
international (SI) et bureaux indépendants) comme à l'extérieur. Tient à jour les listes de contacts
internes et externes. Traite les demandes des clients avec tact, diplomatie et discernement.
Travaille en collaboration avec ses collègues occupant des postes équivalents afin d’échanger des
informations et de mettre en œuvre les meilleures pratiques. Établit un diagnostic et trouve des
solutions aux problèmes administratifs/organisationnels potentiels.
8Développement de l'expertise
Développe de façon proactive ses compétences dans des domaines tels que la planification et
l'organisation, les nouvelles technologies, les langues et la communication. Se tient en liaison avec
d'autres assistant(e)s pour améliorer ses connaissances. Se tient informé(e) des procédures
financières et administratives de l’OTAN liées aux conférences et aux séminaires, et des outils
informatiques pertinents.
Efficacité organisationnelle
Formule des propositions constructives pour améliorer les méthodes de travail. S’attache à
accélérer, à perfectionner et à rationaliser la gestion de l’information et l’utilisation des outils
bureautiques. Assure au besoin la suppléance des autres assistant(e)s.
Gestion financière
Veille au respect des procédures financières en vigueur pour le financement des séminaires et des
conférences, se charge du suivi des activités pour s'assurer du bon traitement des dossiers
financiers et garde une trace de toutes les transactions financières.
S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.
4. STRUCTURE ET LIAISONS
La/Le titulaire du poste relève de la coordonnatrice/du coordonnateur du programme de
renforcement de la formation « défense » (DEEP). Elle/Il entretient des relations de travail étroites
avec le personnel de la Direction et de la Division Opérations ainsi que de l’Organisation dans son
ensemble. Elle/Il doit aussi être en contact régulier avec des représentant(e)s des délégations des
pays de l'OTAN et des missions des pays partenaires, ainsi qu'avec des représentant(e)s d’autres
pays et d'autres organisations internationales.
Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet.
Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet.
5. COMPÉTENCES
Voir la version anglaise.
6.CONTRAT
Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans ; qui pourra être
suivi d'un contrat de durée indéterminée.
Clause contractuelle applicable :
Conformément au Règlement du personnel civil de l'OTAN, la personne retenue se verra offrir un
contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un contrat de durée
indéterminée.
Si la personne retenue est détachée de l'administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra
offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités
nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste,
9You can also read
