SLAID LATIHAN 1GFMAS HCM OVERVIEW

SLAID LATIHAN 1GFMAS HCM OVERVIEW
SLAID LATIHAN 1GFMAS
   HCM OVERVIEW


                       TERHAD
SLAID LATIHAN 1GFMAS HCM OVERVIEW
OBJEKTIF KURSUS




  Pada akhir kursus ini, anda akan dapat :

       Memahami gambaran keseluruhan modul dan konsep
       Penerangan berkaitan proses berkaitan dan integrasi modul
       Membuat latihan amali di sistem
       Mengambil langkah untuk menyedia dan menyampaikan kursus ini




    1GFMAS_Slaid Latihan_HCM
                                     2
SLAID LATIHAN 1GFMAS HCM OVERVIEW
AGENDA


  Pre-requisite for HCM Training

  Syllabus for EEU

  SG20

  Overview of HCM
            Proses Keseluruhan & Integrasi
            Perbezaan GFMAS & 1GFMAS
            Elemen Baru di 1GFMAS
            HCM Enterprise Structure
            HCM Payroll Structure
            HCM Senarai Infotypes




   1GFMAS_Slaid Latihan_HCM
                                              3
SLAID LATIHAN 1GFMAS HCM OVERVIEW
1GFMAS Human Capital Management (HCM) – Day 1


 Mula      Akhir            Topik Panduan Pengguna                     Objektif                                ID
 8:00      8:30      0:30   Pendaftaran

 8:30      8:45      0:15   Kata-kata Aluan & Taklimat Awal

 8:45      9:30      0:45   Modul HCM                                  Proses Keseluruhan HCM & Integrasi
                                                                       Keseluruhan Struktur HCM di 1GFMAS
 9:30      10:45     1:15   • Pengenalan Kepada                        Demo                                 HCM-1001
                              Penyelenggaraan Data Induk
                              Pegawai
                            • Pengenalan Kepada Skrin Data                                                  HCM-1002
                              Induk Pegawai
 10:45     11:00     0:15   Minum Pagi

 11:00     13:00     2:00   • Tukar Rekod Kemasukan Baru               Demo                                 HCM-1003
                              Pegawai
                            • Pengesahan Data Induk                                                         HCM-1111
                            • Penyediaan SG20 (Kemasukan
                              Baru)
 13:00     14:00     1:00   Makan Tengahari

 12:30     14:45     1:15   Proses Kemasukan Baru Pegawai              Demo & Latihan                       HCM-1112
 14:45     15:45     1:00   Proses Kemasukan Semula Pegawai            Demo & Latihan                       HCM-1113
 15:45     16:00     0:15   Minum Petang

 16:00     16:45     0:45   Proses Tukar Status Pegawai ke Tidak       Demo & Latihan                       HCM-1114
                            Aktif
 16:45     17:30     0:45   Proses Tukar Status Pegawai ke Aktif       Demo & Latihan                       HCM-1115
        1GFMAS_HCM
                                                                   4
SLAID LATIHAN 1GFMAS HCM OVERVIEW
1GFMAS Human Capital Management (HCM) – Day 2


  Mula     Akhir            Topik Panduan Pengguna                           Objektif            ID
 8:30      8:45      0:15   Day 1 Revision

 8:45      9:30      0:45   Proses Perubahan Data Organisasi (di PTJ sama)   Demo & Latihan   HCM-1116

 9:30      10:45     1:15   Proses Pindah Pegawai antara PTJ                 Demo & Latihan   HCM-1117

 10:45     11:00     0:15   Minum Pagi

 11:00     12:00     1:00   Proses Penamatan                                 Demo & Latihan   HCM-1118

 12:00     12:30     0:30   • Proses Data HR di Terima Dari HRMIS            Demo Epiplex     HCM-1119
                            • Jana Senarai Data HR dari HRMIS                                 HCM-1203
 12:30     13:00     0:30   Jana Senarai Perbandingan Data KWSP dengan       Demo & Latihan   HCM-1120
                            Status Pencen
 13:00     14:00     1:00   Makan Tengahari

 14:00     14:30     0:30   Jana Laporan Edit                                Demo & Latihan   HCM-1121

 14:30     15:00     0:30   Jana Laporan Pengemaskinian Maklumat Gaji        Demo & Latihan   HCM-1122
                            Penjawat Awam
 15:00     15:30     0:30   Jana Laporan TP3                                 Demo & Latihan   HCM-1201
 15:30     15:45     0:15   Minum Petang

 15:45     16:15     0:30   Jana Laporan PCB(II)                             Demo & Latihan   HCM-1202
 16:15     16:45     0:30   Jana Senarai Baucar Bayaran dari IT9001          Demo & Latihan   HCM-1204
 16:45     17:30     0:45   Jana Laporan Kenaikan Gaji Tidak Menurut KGT     Demo & Latihan   HCM-1205


        1GFMAS_HCM
                                                               5
1GFMAS Human Capital Management (HCM) – Day 3


  Mula     Akhir            Topik Panduan Pengguna                         Objektif            ID
 8:30      8:45      0:15   Day 2 Revision

 8:45      10:00     1:15   Proses Simulasi Gaji - di PTJ                  Demo & Latihan   HCM-3006

 10:00     11:00     1:00   Pengemaskinian Status Proses Gaji - di PTJ     Demo & Latihan   HCM-3007

 11:00     11:15     0:15   Minum Pagi

 11:15     13:00     1:15   • Jana Senarai Kod Payroll                     Demo & Latihan   HCM-3302
                            • Jana Borang 2 (Joiner) PERKESO                                HCM-3306
                            • Jana Borang 3 (Leaver) PERKESO                                HCM-3307
 13:00     14:00     1:00   Makan Tengahari

 14:00     14:45     0:45   • Jana borang LHDN: CP21                       Demo             HCM-3308
                            • Jana borang LHDN: CP22                                        HCM-3309
                            • Jana borang LHDN: TP1                                         HCM-3310
 14:45     15:45     1:00   Proses Simulasi Gaji - di Pejabat Perakaunan   Demo             HCM-3005
 15:45     16:00     0:15   Minum Petang

 16:00     17:30     1:30   Penyediaan Status Proses Gaji - di Pejabat     Demo             HCM-3008
                            Perakaunan




        1GFMAS_HCM
                                                                6
1GFMAS Human Capital Management (HCM) – Day 4


 Mula      Akhir            Topik Panduan Pengguna                                Objektif   ID
 8:30      8:45      0:15   Day 3 Revision

 8:45      9:45      1:00   • Penyediaan Borang SG10 (Borang Mengujud,            Demo
                              Membatal Atau Meminda Butir-butir Pusat
                              Pembayaran)
                            • Penyediaan Borang SG13 (Borang Mengujud,
                              Membatal Atau Meminda Butir-butir Elaun/Potongan/
                              "Payee Group“)
 9:45      10:45     1:00   Pengenalan kepada Kod Transaksi Baru untuk 1GFMAS     Demo
                            (Peranan Pejabat Perakaunan dan PTJ)
 10:45     11:00     0:15   Minum Pagi

 11:00     12:00     1:00   Q&A

 12:00                      Makan Tengahari & Bersurai




        1GFMAS_HCM
                                                               7
1GFMAS Human Capital Management (HCM)




           PRE-REQUISITE FOR HCM




   1GFMAS_HCM
                          8
Pre-Requisite for HCM EEU

No   Type             Description
1.   Infrastructure   HCT Server
                       Client HCT 580 – Training Golden Client {Data Prep}
                       Client HCT 581 – Actual Training Client

                      Note: For EEU, client will be copied HCT580 to HCT581 on a weekly basis
2.   Authorization    Preparation of PTJ Role Based ID as per 86 Data Sets
                       Each trainees will be assigned with 2 PTJ User ID (Old & New PTJ) to enable transfers
                        between PTJs. E.g
                            • Old (Current) PTJ : PTJ-A01-HR01
                            • New PTJ : PTJ-B01-HR01
3.   Data Set         Preparation of 86 Data Sets (for 30 users per class)
                       HCM Master Data as per PTJ Syllabus
                       HCM Training Exercise
4.   EEU Documents     Epiplex Video
                       HCM Training Manuals
                       HCM Process Flow (Visio)
5.   SG20             Overview of SG20 (New Form)
                       How to fill in the form
                       How to translate form to 1GFMAS system
6.   Others           EEU Master Data Entry for Demo & Exercise MUST be based of SYSTEM DATE.
                      E.g. If class is conducted in January 2016.
                               • Data entry (demo and EEU exercise) will be for January 2016
                               • Payroll Simulation by PTJ will be for January 2016

                      Note : All master data entry for HCM as per requirement is as per current month (‘Bulan
                      Semasa’). This is to ensure all default dates at programs (if any) will be displayed
                      correctly)

     1GFMAS_HCM
                                                      9
1GFMAS Human Capital Management (HCM)




           SYLLABUS FOR HCM EEU




   1GFMAS_HCM
                          10
Syllabus HCM EEU (1 of 2)

    Module    Training ID                             Training Descriptions            Hrs             Tcode




    HCM-1000 PENGENALAN KEPADA DATA INDUK HCM
    HCM      HCM-1001       Pengenalan Kepada Penyelenggaraan Data Induk Pegawai       1
    HCM      HCM-1002       Pengenalan Kepada Skrin Data Induk Pegawai                 1
    HCM      HCM-1003       Tukar Rekod Kemasukan Baru Pegawai                         0.5


    HCM-1100 PROSES DATA INDUK HCM - RUTIN
    HCM      HCM-1111       Pengesahan Data Induk                                      1     ZIPY002
                                                                                             ZIPY002_HRMIS
                                                                                             ZRPY042
    HCM      HCM-1112       Proses Kemasukan Baru Pegawai                              2     ZIPY002/PA40
    HCM      HCM-1113       Proses Kemasukan Semula Pegawai                            2     ZIPY002/PA40
    HCM      HCM-1114       Proses Tukar Status Pegawai ke Tidak Aktif                 2     ZIPY002/PA40


    HCM      HCM-1115       Proses Tukar Status Pegawai ke Aktif                       2     ZIPY002/PA40

    HCM      HCM-1116       Proses Perubahan Data Organisasi (di PTJ sama)             2     ZIPY002/PA40

    HCM      HCM-1117       Proses Pindah Pegawai antara PTJ                           3     ZRPY033

    HCM      HCM-1118       Proses Penamatan                                           2     ZIPY002/PA40
    HCM      HCM-1119       Proses Data HR di Terima Dari HRMIS                              ZIPY002_HRMIS



    HCM      HCM-1120       Jana Laporan Perbandingan Data KWSP dengan Status Pencen   0.5 ZRPY001
    HCM      HCM-1121       Jana Laporan Edit                                           1 ZRPY043
    HCM      HCM-1122       Jana Laporan Pengemaskinian Maklumat Gaji Penjawat Awam    0.5 ZRPY109



   1GFMAS_HCM
                                                                         11
Syllabus HCM EEU (2 of 2)

   Module    Training ID                             Training Descriptions   Hrs           Tcode




   HCM-1200 PROSES DATA INDUK HCM - ADHOC
   HCM      HCM-1201       Jana Laporan-TP3                                  0.5 PC00_M14_CTP3


   HCM      HCM-1202       Jana Laporan-PCB(II)                              0.5 ZPC00_M14_CTP2


   HCM      HCM-1203       Jana Senarai Data HR dari HRMIS                   0.5 ZIPY004
   HCM      HCM-1204       Jana Senarai Baucer Bayaran dari IT9001           0.5 ZRPY050
   HCM      HCM-1205       Jana Laporan Kenaikan Gaji Tidak Menurut KGT      0.5 ZRPY115

   HCM-3000 PROSES GAJI - BULANAN
   HCM      HCM-3006       Proses Simulasi Gaji - di PTJ                      2 ZRPY106
   HCM      HCM-3007       Pengemaskinian Status Proses Gaji - di PTJ        0.5 ZRPY101

   HCM-3300 PROSES GAJI - ADHOC
   HCM      HCM-3302       Jana Senarai Kod Payroll                          0.5   ZRPY054
   HCM      HCM-3306       Jana Borang 2 (Joiner) PERKESO                    0.5   ZPC00_M14_CSB2
   HCM      HCM-3307       Jana Borang 3 (Leaver) PERKESO                    0.5   ZPC00_M14_CSB3
   HCM      HCM-3308       Jana borang LHDN: CP21                            0.5   ZPC00_M14_CT21
   HCM      HCM-3309       Jana borang LHDN: CP22                            0.5   ZPC00_M14_CT22
   HCM      HCM-3310       Jana borang LHDN: TP1                             0.5   PC00_M14_CTP1




   1GFMAS_HCM
                                                                   12
1GFMAS Human Capital Management (HCM)




                 SG20 Form




   1GFMAS_HCM
                          13
Borang Input Kew. 8




   1GFMAS_HCM
                      14
Borang Input Kew. 320 (SG20)




   1GFMAS_HCM
                               15
1GFMAS Human Capital Management (HCM)




                OVERVIEW FOR HCM




   1GFMAS_HCM
                          16
1GFMAS HCM : Proses Keseluruhan & Integrasi

                         1GFMAS - HCM
                                               Ibu Pejabat JANM
                           • Muat Naik fail APG (e.g Angkasa/BSN)                                                                                           BANKS
    eGaji/eLaporan

• Terima Data Induk                                  PTJ                                                                                         • Terima EFT Bayaran Gaji
                                                                                                                                                 • Terima fail potongan




                                                                                                                                   COMM Server
  eGaji/ eLaporan          • Kemaskini Data Induk Pegawai (Borang Input Data)




                                                                                             WEBMETHOD Server (Encrypt/Decrypt)
• Terima Slip Gaji/ EC     • Semak Laporan Edit
• Terima Laporan Gaji      • Proses Simulasi Gaji
• Terima Laporan Bonus                                                                                                                                        APG
                                                      AO
                            • Proses Gaji                                                                                                        • Hantar fail potongan
                            • Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS-Kewangan                                                                     (eg. Angkasa, BSN, MNI)
                            • Proses Penghantaran Data Gaji ke Bank                                                                              • Terima Bayaran Potongan
                            • Proses Penyediaan Cek/EFT & fail Bank/Agensi utk Gaji                                                                 / Fail Ralat / Fail Potongan
                            • Proses Penyediaan Pembayaran Saraan
                            • Jana Laporan Statutori , fail & Caj Perkhidmatan
                            • Muat turun fail APG (e.g Angkasa/BSN)
                            • Jana Laporan (Adhoc, Bulanan & Tahunan)
                                                                                                                                                               EPF
                            • Edar Slip Gaji & Laporan Gaji ke PTJ




                                                                                                                                  PAYMATE
                                                                                                                                                  • Terima Fail Potongan EPF




                                                                                                                                   Server
                            • Wujudkan Kod Vendor Pegawai Baru di 1GFMAS-FICO


                         Wujud/Semak data                  Hantar data gaji
                         induk Kewangan                    Wujud kod Vendor pegawai                                                                          HRMIS
                                                           Muat naik baucar manual pegawai                                                        • Hantar Kemasukan Baru
                                                                                                                                                    / Kemasukan Semula
                         1GFMAS - FI                                                                                                              • Hantar Perubahan HR
                                                                                                                                                    Data
                           CO/FM/GL/AP/AR                                                                                                         • Hantar Data TP1
                           • Simpan Data Induk FI                                                                                                 • Terima PY Listing
                           • AP - Proses pembayaran Cek/EFT.                                                                                      • Terima Bonus Listing
                           LMS (Loan Mgt System)
                           • Simpan Data Induk Pinjaman
                           • Wujudkan potongan pinjaman di HCM


         1GFMAS_HCM
                                                                        17
Proses Simulasi Gaji (PTJ)




    1GFMAS_HCM
                             18
Perbezaan GFMAS & 1GFMAS

Bil   Jenis             GFMAS                                               1GFMAS
1.    Infrastruktur     •   HCM dan FICO (Kewangan berada di server         •   HCM dan FICO (Kewangan) berada di server yang
                            yang sama.                                          berasingan.
                        •   Data Induk Pegawai berada di 36 server yang     •   Semua data induk Pegawai berada di SATU server HCM
                            berasingan.                                         yang sama.
                        •   Server HO diguna sebagai perantara untuk :      •   Server HO tidak lagi wujud.
                                   Permohonan No Gaji
                                   LPC (Pergerakan Data Induk Pegwai di
                                    Pej.Perakaunan)
                                   ‘Auto Pick-up’ Kemaskini Cukai
                                    Pendapatan (di antara Pej Perakaunan)


2.    Proses Kerja      •   Proses Kerja PTJ                                •   Proses Kerja PTJ
                               Sedia borang input data (SG20) & hantar            Sedia borang input data & kemaskini sistem
                                 ke Pej Perakaunan untuk dikemaskini               Semak Laporan Edit
                                                                                   Laksana simulasi proses gaji -di PTJ

                        •   Proses Kerja Pej Perakaunan                     •   Proses Kerja Pej Perakaunan
                               Terima dan kemaskini data untuk semua              Terima dan kemaskini data hanya bagi PTJ yang
                                 PTJ                                                 tiada akses ke sistem 1GFMAS
                               Semak Laporan Edit                                 Memberi khidmat bantuan sistem (1st level system
                               Laksana proses gaji                                  support) kepada PTJ
                                                                                   Laksana proses gaji
3.    Proses Cek HR -   •   Pej Perakaunan - Unit Gaji                      •   Pej Perakaunan - Unit Gaji
      Penerima                 Hantar data gaji ke GFMAS-Kewangan                 Hantar data gaji ke 1GFMAS-Kewangan
      Nafkah/                  Jana and cetak cek HR                              Jurnalkan ke kod akaun saraan dan mewujudkan
      Saraan/Cek               Jurnal cek HR ke kod akaun saraan                    ‘One Time Vendor’ untuk pembayaran
      Gaji/BSN Sijil
      Simpanan/Hospi                                                        •   Pej Perakaunan - Unit Kewangan
      tal                                                                          Larian bayaran ‘One Time Vendor’ (Cek/EFT)




       1GFMAS_HCM
                                                                     19
Perbezaan GFMAS & 1GFMAS

Bil   Jenis              GFMAS                                               1GFMAS
4.    Pewujudan           Pewujudan No Gaji disetkan secara manual          Pewujudan No Gaji disetkan secara automatik.
      No Gaji              melalui langkah-langkah:                           No gaji diwujudkan secara automatik semasa
                              Mohon no gaji ke HO melalui program               proses ‘Kemasukan Baru’.
                               disediakan di Pej Perakaunan. Unit Gaji        Tidak wujud masalah duplikasi pada no gaji.
                               masukkan no gaji yang diperoleh secara
                               manual di permulaan proses ‘Kemasukan
                               Baru’.
                              Unit Gaji perlu sentiasa semak melalui
                               program validasi no Gaji untuk pastikan
                               tidak wujud duplikasi pada No Gaji.
5.    Pindahan Pegawai   •   Kemungkinan tiada kesinambungan pembayaran      •   Peralihan data yang lancar bagi pegawai di sistem
      di antara Pej          gaji.                                               untuk memastikan kesinambungan pembayaran
      Perakaunan/PTJ     •   Proses pindah pegawai dilaksanakan melalui          gaji.
                             langkah-langkah:                                •   Proses pindah pegawai dilaksanakan tanpa perlu
                                Pej Perakaunan lama laksanakan proses           proses penamatan melalui langkah-langkah:
                                   ‘Penamatan’ bagi pegawai.                        Pej Perakaunan/PTJ lama kemaskini IT0001
                                Pej Perakaunan baru proses ‘Kemasukan                 (dengan kod Pej Perakaunan baru, Pusat Pbyr
                                   Baru’ bagi pegawai.                                 baru dan tarikh pindah)
                                                                                    Pej Perakaunan/PTJ baru laksanakan proses
                                                                                       ‘Perubahan Aktif’.
6.    APG – Muat Naik    •   APG sediakan 36 fail arahan potongan gaji       •   APG hanya perlu menyediakan SATU fail arahan
      Potongan               berasingan bagi setial Pej Perakaunan.              potongan gaji.
                         •   Pej Perakaunan muat naik data arahan potongan   •   Ibu Pej JANM muat naik data arahan potongan gaji.
                             gaji.                                           •   Arahan potongan tetap boleh diwujudkan bagi
                         •   Ada kemungkinan arahan potongan tidak dapat         pegawai yang berpindah Pej Perakaunan.
                             diwujudkan bagi pegawai yang berpindah Pej
                             Perakaunan.                                     (Nota: Proses muat turun fail APG masih dilaksanakan di
                                                                              Pej Perakaunan masing-masing)




      1GFMAS_HCM
                                                                  20
Perbezaan GFMAS & 1GFMAS

Bil   Jenis                 GFMAS                                               1GFMAS
7.    Proses Pegawai         PTJ kunci masuk data gaji melalui sistem eSPKB.   •   Sistem eSPKB bagi bagi kunci masuk data gaji
      Bergaji Hari (Daily                                                           dimansuhkan.
      Rate)                                                                     •   Perlaksanaan langkah-langkah:
                                                                                        Proses bagi pegawai bergaji hari adalah sama
                                                                                          seperti proses bagi pegawai bergaji bulan -
                                                                                          PTJ sediakan borang input data & kemaskini
                                                                                          di sistem.
                                                                                        Jika kemaskini dilaksanakan di Pej
                                                                                          Perakaunan – Program muat naik disediakan
                                                                                          untuk muat naik bilangan hari bekerja ke
                                                                                          IT2010. Fail muat naik perlu disediakan oleh
                                                                                          PTJ dan diemel ke Pej Perakaunan.
                                                                                          Kemasukan Baru perlu dilaksanakan sama
                                                                                          seperti pegawai bergaji bulan.
                                                                                •   Payroll Area bagi pegawai bergaji hari bukan ‘88’
                                                                                    tetapi menggunakan payroll area baru khusus bagi
                                                                                    setiap Pej Perakaunan.
8.    Integrasi dgn         •   SG20 - sedia ada melalui aplikasi HRMIS         •   Tiada lagi SG20 melalui aplikasi HRMIS
      HRMIS                                                                     •   Tumpuan integrasi diantara HRMIS dan 1GFMAS
                                                                                    adalah kepada perkongsian Data Induk HR. Ini
      (apabila siap di                                                              untuk mengelakkan kemasukan dua kali ke atas
      bangunkan)                                                                    butir-butir peribadi, sebagai contoh Nama, No K/P
                                                                                    dan lain-lain.
                                                                                •   Data lain yang tidak diperlukan oleh HRMIS akan
                                                                                    ditangani secara langsung dalam 1GFMAS, sebagai
                                                                                    contohnya Kod Peg Pengawal, Kod Kump PTJ,
                                                                                    potongan dan lain-lain.
                                                                                •   Integrasi juga termasuk pada penghantaran
                                                                                    maklumat TP1




      1GFMAS_HCM
                                                                          21
Perbezaan GFMAS & 1GFMAS

Bil   Jenis            GFMAS                                                1GFMAS
9.    Intergrasi dgn   •   Penghantaran secara manual bagi langkah-         •   Penghantaran secara automatik & atas talian bagi
      eGaji                langkah berikut:                                     langkah-langkah berikut:
                               Pej Perakaunan jana slip saji dan laporan           Pej Perakaunan jana slip gaji dan laporan
                                proses gaji secara background                        proses gaji mengikut individu/pusat
                                (mendapatkan spool)                                  pembayar, dipdfkan dan dimuat naik ke
                               Spool dipecahkan mengikut individu/pusat             server Al11(eGaji).
                                pembayar dan dipdfkan                               Pej Perakaunan jana emel notifikasi ke
                               Fail yang dipdf dimuat naik ke server                pegawai eGaji/eLaporan.
                                eGaji/eLaporan                                      Fail-fail pdf dimuat naik ke server eGaji




      1GFMAS_HCM
                                                                 22
Elemen Baru di 1GFMAS

Bil   Ciri-ciri                                                                              Kod Transaksi
1.    Pemberitahuan Nombor Gaji kepada pegawai baru melalui SMS dan emel                     ZRPY114

2.    Penambahan Infotype
       IT0019 – Monitoring of Tasks  untuk tarikh tamat kontrak
       IT0105 – Communication  untuk emel & no telefon
       IT9000 – Employee Miscellaneous Info  untuk maklumat tambahan
       IT9001 - Payment Voucher Details  untuk maklumat terperinci baucar bayaran
       IT9100 – Penerima Saraan  untuk maklumat bayaran penerima saraan
3.    Penambahan Laporan (contoh)
       PY Simulation Process Status (AO)                                                    ZRPY100
       PY Simulation Process Status (PTJ)                                                   ZRPY101
       JANM Customize Payroll Annual Report                                                 ZRPY102
       Senarai Tarikh Persaraan/Tamat Perkhidmatan                                          ZRPY108
4.    Perubahan format payslip                                                               ZRPY111/ZRPY112

5.    Pembayaran Kerja Lebih Masa (OT) melalui payroll (Optional)

6.    Perubahan format Penyata Pendapatan - mengunakan Borang EC format LHDN &               ZRPY024
      Penghantaran CP8D secara ‘On-line’ ke LHDN
7.    Perubahan pada Kod Potongan.
      Cth: Angkasa, Nafkah, BSN, Tabung Haji & Pinjaman dan Pendahuluan Diri (LMS)
8.    Data Potongan Pinjaman dan Pendahuluan Diri hanya di kemaskini secara automatik oleh
      program di LMS (Loan Mgt System) tidak lagi boleh di buat secara manual.
9.    Perubahan pada Kod Perkhidmatan (JPA)
       – menggunakan Kod Skim Berkomputer yang di kemaskini di IT9000 dan tidak lagi di
      IT0008.
10.   Pembayaran EFT kepada KWSP/SOCSO mengikut nombor rujukan majikan.                      ZRPY117

      1GFMAS_HCM
                                                              23
1GFMAS HCM : Enterprise Structure

Company
            Federal Government of M’sia
   Code
            (FGOM)

Personnel
            Datuk Pengelola Diraja        Ketua Audit Negara         Ketua Setiausaha Negara         ....          1GFMAS = Kod Pegawai Pengawal)
     Area                                                                                                          GFMAS = Kod Jabatan
            (A1)                          (A2)                       (B2)

Personnel   P'utkn Diraja                                                                            ....          1GFMAS = Kod Kump PTJ
                                          Jab. Audit                 JPM
 Subarea    (10)                                                                                                   GFMAS = ‘0001’-JANM
                                          (11)                       (20)


     Pay    Audit – Kangar                Audit – Pulau Pinang       Jbtn Audit – Ibu Pjbt            ....
                                                                                                     ....         1GFMAS - Pay Center Branch tidak digunakan
   Center   (1301)                        (1303)                     (1305)


Employee    A - Jawatan Tetap              B - Jwtn Bkn Tetap-KBB                                                D - Lain-Lain
                                                                           C - Jwtn Bkn Tetap-KBH
  Group


            01-Pegawai Awam                30-C.O.S (OS 29)                40-PKS/ Sambiln/ Kontrk               60-Pelatih
Employee    02-Peg Awam-Abl LNegeri        31-Contract For Service         41-Artis Berjadual                    61-Kumpulan Khas
Subgroup    03-YA Hakim                    34-C.O.S (OS 11)                42-Artis Piecemeal R/NR               62-Lain-Lain
            10-Pasukan Keselamatan                                         43-Lain-Lain (KBH)
            20-Anggota Pentadbiran
            21-Anggota Parlimen
                                                                                                                     .... Hanya untuk YDP.Agong & Pengelola DiRaja

                                                                                                             .... Cth: Imam

       1GFMAS_HCM
                                                                      24
1GFMAS HCM : Payroll Structure

 Payroll     AO Perak (Reg)      AO Perak (Late)         AO Perak (Daily)                 1GFMAS = Setiap Pej Perakaunan ada 3 PY Area
                                                                            ....          GFMAS = Setiap Pej Perakaunan ada 1 PY Area + PY Area ‘88’
   Area      A1                  A2                      A3

Payscale                                                             ....    1GFMAS = 02 -SSB , 03 SSM(T), 90-Tiada Skala
   Type      02 - SSB         03 - SSM (T)        90 - Tiada Skala           GFMAS = 01–JKK, 02-SSB, 03-SSM, 04-SSM(B), 05-SSM(T), 90-Tiada Skala




             Pengangkutan        Bakat & Seni            Sains               Pendidikan           Ekonomi               Sis. Maklumat
             A                   B                       C                   D                    E                     F

Payscale                                                 Keselamtan &
             Pertanian           Kejuruteraan
   Area                                                  Ptahann Awm         ....
             G                   H
                                                         K

            02-SSB              A1           A2           A3          A4            A5    A7          A8         ....


Pay Scale   03-SSM (T)         A1            A2           A3         A4            A5     A7         A8          ....
   Group
            90-Tanpa Skala
                               TIADASKL




       1GFMAS_HCM
                                                                            25
1GFMAS HCM : Senarai Infotypes

Infotype   Perihal Infotype      Catatan (Jika ada perubahan)

0000       Action                Perubahan kepada jenis dan kod tindakan.

                                 • Di 1GFMAS - Medan Pers Area digunakan untuk kod Pegawai Pengawal. Di GFMAS -
                                   Medan ini digunakan untuk kod Jabatan.
                                 • Di 1GFMAS – Perubahan pada Kod Kump Pekerja/Sub Kumpulan Pekerja
                                 • Di 1GFMAS - Medan Pers Subarea digunakan untuk kod kumpulan PTJ/Jabatan. Di
                                   GFMAS - Medan ini hanyalah di isi ‘JANM’.
           Organizational
0001                             • Di 1GFMAS - Medan Functional Area digunakan untuk kod PTJ Membayar yang akan di
           Assignment
                                   kemaskini secara auto berdasarkan Pusat Pembayar. Di GFMAS – Medan ini di gunakan
                                   untuk Kod Aktiviti/Amanah/Proj Setia.
                                 • Di 1GFMAS - Medan WBS di gunakan untuk Kod Aktiviti/Amanah/Proj Setia . Di GFMAS
                                   - Medan ini hanya ada di IT0027 dan dikemaskini secara auto berdasarkan Kod PTJ
                                   Membayar bagi Pusat Pembayar.
                                 • Di 1GFMAS - Medan Form of Address digantikan dengan medan Gender untuk di isi
0002       Personal Data
                                   jantina. Di GFMAS - Medan ini digunakan untuk Encik/Puan.
                                 • Di 1GFMAS – Subtype pilihan adalah Alamat Pejabat / Alamat Rumah Kerajaan. Di
0006       Address
                                   GFMAS – Subtype pilihan adalah Alamat Rumah / Alamat Rumah Kerajaan.
                                 • Di 1GFMAS – PS Type hanyalah 02-SSB, 03-SSM(T) & 90-Tiada Skala. Di GFMAS – Medan
0008       Basic Pay
                                   ini adalah untuk 01-JKK, 02-SSB, 03-SSM 04-SSM(B), 05-SSM(T), 90-Tiada Skala.
0009       Bank Details          Tiada perubahan
                                 • Di 1GFMAS – Infotype ini adalah untuk semua pendapatan kekal selain daripada
                                   Imbuhan yang di bayar secara Off-Cycle. Kod potongan tidak lagi menggunakan
0014       Recurring Allowance
                                   Infotype ini. Di GFMAS – Infotype ini digunakan untuk pendapatan dan potongan yang
                                   tidak dikemaskini di IT0057.




       1GFMAS_HCM
                                                                26
1GFMAS HCM : Senarai Infotypes

 Infotype    Perihal Infotype      Catatan (Jika ada perubahan)

                                   • Di 1GFMAS – Infotype ini adalah untuk pendapatan/potongan, termasuk pinjaman
             One Time
 0015                                yang di kemaskini setiap bulan secara automatic oleh program di sistem LMS &
             Payment/Deduction
                                     Zakat (TP1).

 0019 *      Monitoring of Tasks   • Di 1GFMAS – Infotype baru untuk kemaskini Tarikh Tamat Kontrak.

                                   Tiada perubahan. Kod Pejabat Perakaunan, PTJ Dipertanggung, Vot, PTJ Membayar,
 0027        Cost Distribution
                                   Kod Aktiviti/Amanah/Proj Setia adalah seperti di IT0001.
                                   • Di 1GFMAS – Jenis tarikh adalah Tarikh Lantikan Pertama / Tarikh Lantikan
 0041        Date Specification      Sekarang / Tarikh Pencen-Bersara Awal. Di GFMAS – Jenis tarikh adalah Tarikh
                                     Lantikan Pertama / Tarikh Lantikan Sekarang / Tarikh Kiraan Bonus.
                                   • Di 1GFMAS – Infotype ini adalah untuk semua potongan kekal selain daripada
 0057        Personal Deduction      potongan pinjaman LMS. Di GFMAS – Infotype ini di gunakan untuk potongan yang
                                     terhad seperti Angkasan dan Saraan.
                                   • Di 1GFMAS - Medan Pension/EPF Eligible disediakan kod tambahan 5-Pekerja asing
             Additional Personal     dan ada caruman KWSP.
 0077
             Data                  • Di 1GFMAS - Medan Citizen menggunakan kod. Di GFMAS - Medan ini
                                     menggunakan petak pilihan.

 0105 *      Communication         • Di 1GFMAS – Infotype baru untuk mengemaskini Emel / No Telefon pegawai.


 0185        Personal Id           IC Lama tidak lagi digunakan.


* Infotype baru di 1GFMAS



          1GFMAS_HCM
                                                                   27
1GFMAS HCM : Senarai Infotypes

 Infotype     Perihal Infotype              Catatan (Jika ada perubahan)

 0196         EPF                           Tiada Perubahan

 0197         SOCSO                         Tiada Perubahan

              Schedular Tax Deduction       Di 1GFMAS , kemaskini maklumat tuntutan potongan dan rebat individu
 0198
              (PCB)                         (TP1) melalui HRMIS
 0199         Additional Tax                Tiada Perubahan

 0547         Benefit in Kind               Tiada Perubahan
                                            Di 1GFMAS – Infotype baru untuk simpan Kategori Sub Kump Pekerja , Nama
 9000 *       Employee Miscellaneous Info   Jawatan, Tempat Bertugas (BU) / Kod Negeri & Kod Daerah, Kod Skim
                                            Perkhidmatan
                                            Di 1GFMAS – Infotype baru untuk simpan Butir-butir pembayaran secara
 9001 *       Payment Voucher Details       baucar manual yang mana pembayarannya dibuat di 1GFMAS-Kewangan &
                                            dimuat turun juga ke IT0547 bagi tujuan borang EC.
                                            Di 1GFMAS – Infotype baru untuk Kod Bank / No Akaun Bank / Cara Bayaran
 9100 *       Penerima Saraan
                                            Penerima Saraan. Di GFMAS – Maklumat ini disimpan di Table Saraan/Payee
 2010         Employee Remuneration Info    Di 1GFMAS – Di tambah dengan kod wage type Kerja Lebih Masa


* Infotype baru di 1GFMAS




          1GFMAS_HCM
                                                               28
1GFMAS HCM : IT0001 Organizational Assignment

                1
                                         2
                                                 IT0001 – Perubahan Pada Medan
                                                 1. Pers. Area > Kod Pegawai Pengawal
                                                 2. Subarea > Kod Kump PTJ
                                                 3. Business Area > Pertambahan dari
                                     3              36 ke 49 AO
                                         6       4. Func. Area > Kod PTJ Membayar
                    4                               (berdasarkan Pusat Pembayar)
                                                 5. WBS Element >
                                                    Aktiviti/Amanah/P.Setia
                                                 6. Payroll Area >
                                                        • Regular Cycle
                                                        • Late Cycle
                                                        • Daily Cycle
                                             7
                                                 7. Org key & Payr Admin > Medan baru
                                                    penentu kepada akses ke sistem
                                                 8. Transfer to Pay Center > Medan
                            5                       baru dengan penggunaan kod Pusat
                                                    Pbyr


                        8




   1GFMAS_HCM
                                29
1GFMAS HCM : IT0077 & IT041


                               IT0077 – Perubahan Pada Medan
                               1. Pension/EPF Eligible > Tbhn Kod Baru
                                  = 5-Pekerja asing dan ada caruman
                                  KWSP
                1              2. Citizen > Penggunaan Baru dgn kod
                                  pilihan menggantikan kotak pilihan.




                      2
                                IT0041 – Perubahan Pada Medan
                                1. Date Type > 03 Pencen/Bersara
                                   Awal (Baru) menggantikan 03-Tkh
                                   Imbuhan.




           1




   1GFMAS_HCM
                          30
1GFMAS HCM : IT0019


                               IT0019 – Infotype Baru
                      1
                               Bagi pemantauan tarikh tamat
                               kontrak untuk kakitangan
                               kontrak.
                  2




   1GFMAS_HCM
                          31
1GFMAS HCM : IT9000 Employee Miscellaneous Info


                                          IT9000 – Infotype Baru
                 1
                                          1. Emp Sub Category > khas
                                             untuk Imam
                                          2. Position > Gelaran Jawatan
                                   2
                                          3. Work Area > Tempat
                                             Bertugas (BU)
                                   3      4. State Code/ District Code >
                      4                      Kod Negeri (Baru)/Kod
                                             Daerah (Baru) – untuk
                                             menentukan kelayakan
                                             elaun sara diri.
                     5
                                          5. Service Scheme (JPA) > Kod
                                             Skim Perkhidmatan
                          6                  (Berkomputer)




   1GFMAS_HCM
                              32
1GFMAS HCM : IT9001 Payment Voucher Details


                                          IT9001 – Infotype Baru
                                          Butir-butir pembayaran
                                          secara baucar manual di
                                          1GFMAS Kewangan untuk
                                          tujuan semakan bagi data
                                          yang dimasukkan ke IT0547
                                          melalui program auto pick-up




   1GFMAS_HCM
                           33
1GFMAS HCM : IT9100 Penerima Saraan

                            1
                                                 IT9100 – Infotype Baru
                                                 (GFMAS: ZRPY013)
                                             2
                                                 1. Wage Type > Kod Potongan
                                         3          Saraan
                                                 2. Payee Name > Nama
                                                    Penerima Saraan
                5
                                                 3. IC Number > No K/P
                        4                           Penerima Saraan
                                                 4. Bank Country > MY Malaysia

                                6                5. Bank Key > Kod Bank
                                                 6. Bank Account > No Akaun
                                                    Bank
                    7                            7. Payment Method > Cara
                                                    Bayaran




   1GFMAS_HCM
                                    34
1GFMAS HCM : Personnel Action

  Kod            Jenis Tindakan   Kod                     Sebab Tindakan
  01    Kemasukan Baru            01    Kakitangan Baru
                                  05    Pindah(dr Agensi K'jaan Lain)

  02    Perubahan (Aktif)         10    Perubahan Data Organisasi

                                  12    Kembali dari Cuti Tanpa Gaji
                                  14    Aktif Semula Selepas Thn Gaji
                                  20    Pindah masuk (dr PTJ lain)

  03    Perubahan (Tidak Aktif)   32    Cuti Tanpa Gaji

                                  34    Keluar Sistem S'mtara(ThnGaji)

  04    Penamatan                 45    Pindah(ke Agensi K'jaan Lain)
                                  49    Tamat Perkhidmatan

  05    Kemasukan Semula          05    Pindah (dr Agensi K'jaan Lain)

                                  06    Kemasukan Semula - Gaji Hari

                                  07    Kemasukan Semula- Kontrak




    1GFMAS_HCM
                                             35
1GFMAS Human Capital Management (HCM)




                FOR AO TRAINERS




   1GFMAS_HCM
                          36
1GFMAS HCM : Payroll Driver for Malaysia


                                           Payroll Driver
                                           1. Schema > Z000 utk ‘Reg’ dan
                                              ‘Daily Rated’
                                              Menggantikan Schema GFMAS
                                                  •   Y000
                                                  •   Z100




                        1




   1GFMAS_HCM
                             37
1GFMAS HCM : Pro Program - DME


                                 Pre Program DME
                                 1. Pay Date > Semakan dibuat di
                                    sistem – mesti mengikut tarikh
                                    gaji dalam pekeliling bagi
                                    Payroll Area Regular sahaja




                     1




   1GFMAS_HCM
                           38
1GFMAS HCM : PKI (Digital Signature)

                                       1. Click    to confirm PKI ID
  1




  2                                    2. Enter PIN followed by




      1GFMAS_HCM
                             39
1GFMAS HCM : PKI (Digital Signature)

                                       3. Data will be encrypted.
  3
                                          Click                to
                                          confirm signature.




      1GFMAS_HCM
                             40
1GFMAS HCM : Perubahan Format Payslip




   1GFMAS_HCM
                           41
1GFMAS HCM : Format Payslip Detail (Baru)

                                 * Dijana oleh Pej. Perakaunan jika perlu




   1GFMAS_HCM
                            42
1GFMAS HCM : Perubahan Format Penyata Pendapatan




   1GFMAS_HCM
                          43
1GFMAS HCM : HCT Server


  Application Server : 10.38.232.131

  Instance Number : 00

  System ID : XXX

  Client : 581


  User ID Details by Trainees
  User ID : PTJ-A01-HRXX

  Password : welcome




   1GFMAS_HCM
                                  44
TERIMA KASIH




Hubungi Kami
The iA Group Sdn Bhd
Level 3A (1), 1 Sentral
Jalan Travers
Kuala Lumpur Sentral
50470 Kuala Lumpur
(T):+603 2035 5998
w w w. t h e i a g r o u p . c o m

Untuk sebarang pertanyaan berkenan servis kami, sila emel ke reach_us@theiagroup.com
                                ©2013 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd
                                             All Rights Reserved
                                                    45
You can also read
Next part ... Cancel